Colega, vamos conversar sobre um dos maiores gargalos na implementação de prontuário eletrônico (PE) que eu vejo nas clínicas: a resistência da equipe. Não adianta ter o melhor sistema do mundo - e o ClínicaWork é excelente, diga-se de passagem - se sua equipe não souber usar direito ou ficar sabotando o processo.
Na correria do dia a dia, muitos gestores cometem o erro de achar que basta comprar o sistema, instalar e pronto. Acham que os funcionários vão se virar sozinhos. Mas a realidade é bem diferente. O PE muda radicalmente o fluxo de trabalho e exige adaptação.
Eu já vi casos de clínicas que investiram pesado em tecnologia mas não treinaram direito. Resultado? Uso inconsistente, dados incompletos, retrabalho e, no final, um sistema caro virando peso morto.
Toda plataforma diz ser intuitiva. Até o ClínicaWork, que realmente tem uma UX bem pensada, precisa de treinamento adequado. Intuitivo não significa que não precise de orientação. Cada clínica tem seus fluxos específicos, e é aí que mora o perigo.
Um exemplo clássico: o médico veterano que insiste em ditar para a secretária digitar no sistema, criando um gargalo desnecessário. Ou a enfermeira que continua anotando tudo no papel para depois transcrever. São vícios que só se quebram com treinamento e acompanhamento.
Vou te contar como eu faço quando ajudo clínicas a implementar o ClínicaWork. Primeiro, dividimos em fases:
Fase 1 - Pré-implantação: Aqui a gente faz sessões demonstrativas, mostra os benefícios e tira o medo do novo. É crucial envolver todo mundo desde o início, não só impor de cima para baixo.
Fase 2 - Treinamento intensivo: Dois a três dias dedicados, com turmas pequenas (no máximo 5 pessoas por sessão). Focamos nos fluxos principais primeiro - agendamento, registro de consulta, prescrição.
Fase 3 - Acompanhamento: Nas primeiras duas semanas, temos um supervisor disponível o dia todo para tirar dúvidas. Depois, reduzimos para horários específicos.
Vamos ser francos: sempre vai ter aquela pessoa que odeia mudanças. O segredo é identificar logo esses perfis e trabalhar com eles individualmente. Muitas vezes a resistência vem do medo de não conseguir aprender ou de perder relevância.
Uma estratégia que funciona bem é colocar esses resistentes para ajudar a desenhar alguns fluxos. Quando eles se sentem parte do processo, a adesão melhora muito. Outra tática é parear os mais resistentes com os multiplicadores que falei antes.
E tem aquela velha máxima: o exemplo vem de cima. Se os médicos sócios ou diretores não usam o sistema direito, a equipe vai seguir o exemplo. Liderança tem que estar na linha de frente.
Como saber se o treinamento está funcionando? Alguns indicadores simples:
No ClínicaWork, por exemplo, dá para gerar relatórios de uso por profissional. É uma mão na roda para identificar quem precisa de reforço no treinamento.
Colega, treinamento não acaba quando termina a sessão. O suporte contínuo é crucial. Algumas ideias que funcionam:
- Criar um manual rápido com as dúvidas mais frequentes
- Ter um grupo de WhatsApp ou canal específico para tirar dúvidas
- Marcar sessões de "atualização" trimestrais
- Criar um banco de vídeos curtos (2-3 minutos) explicando funcionalidades
O ClínicaWork oferece um suporte bem ativo, mas a clínica precisa fazer sua parte criando essa cultura de aprendizado contínuo.
Alguns sinais de alerta:
- Aumento de erros nos registros
- Equipe criando "atalhos" que comprometem os dados
- Lançamento de novas funcionalidades relevantes
- Rotatividade de pessoal (novos funcionários precisam ser integrados)
Em resumo, implementar PE não é projeto de TI - é projeto de gestão de pessoas. O sistema é só a ferramenta. O sucesso depende de como sua equipe usa ela. E isso, meu colega, se conquista com treinamento bem feito, contínuo e engajador.