Sistemas de Prontuário Eletrônico: Como Escolher o Melhor para sua Clínica

Colegas, vamos falar sobre um tema que já deveria ser óbvio, mas ainda gera dúvidas: como escolher um bom sistema de prontuário eletrônico (PEP) para sua clínica ou consultório. Não é só sobre tecnologia, é sobre sobrevivência profissional num mercado cada vez mais regulado e competitivo.

O que um bom PEP precisa ter (de verdade)

Primeiro, esqueça a lista genérica de "recursos essenciais" que todo vendedor repete. O que importa é o que realmente funciona na prática clínica. Um exemplo? O ClínicaWork tem um módulo de anamnese inteligente que se adapta à especialidade – um ortopedista não precisa dos mesmos campos que um cardiologista, e isso faz diferença no dia a dia.

Alguns pontos que você não pode ignorar:

• Customização sem complicação: Se você precisa chamar um técnico para cada ajuste, já era. O sistema tem que deixar você criar templates, modelos de receita e campos específicos sem dor de cabeça.
• Integração com exames e imagens: Se ainda tem que imprimir laudo para colocar no sistema, estamos em 1995. Um PEP decente puxa tudo automaticamente.
• Prescrição eletrônica que não enlouquece: Tem que ter acesso rápido a medicamentos, interações, e permitir salvar protocolos. O ClínicaWork, por exemplo, tem um banco de medicamentos atualizado semanalmente – crucial para evitar erros.

Segurança de dados: não é opcional

Aqui vai um alerta: se o sistema que você está olhando não tem certificação na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), corra. Vazamento de prontuário é processo na certa. Um detalhe que poucos notam: verifique onde ficam os servidores. Se for em porão de empresa sem infraestrutura, é risco desnecessário.

Outro ponto é a rastreabilidade. Todo acesso ao prontuário deve ser registrado (quem viu, quando e porquê). Isso salva sua pele em auditorias e processos. O ClínicaWork, por exemplo, gera relatórios automáticos de acesso – algo que já me ajudou em duas situações de questionamento ético.

Usabilidade mata (ou salva) sua produtividade

Quantos cliques você precisa dar para marcar uma consulta e abrir o prontuário? Se for mais que três, o sistema está roubando seu tempo. Médico não tem paciência para telas confusas – eu certamente não tenho.

Observe esses detalhes:

• O sistema permite atalhos de teclado? (isso economiza segundos que viram horas no final do mês)
• O prontuário carrega rápido mesmo com 5 anos de histórico?
• Dá para acessar rapidamente alergias e medicamentos em uso sem fuçar em 5 menus?

Um teste prático: peça uma demonstração e tente fazer uma consulta simulada. Se em 5 minutos você já estiver perdido, imagine no 30º paciente do dia.

Integrações que valem a pena

Sistema isolado hoje é sinônimo de ineficiência. O PEP tem que "conversar" com:

• TISS padrão para não ter retrabalho com planos de saúde
• Sistemas de agendamento online (se não tiver agendamento integrado, é 2024 ou 2004?)
• Laboratórios e centros de imagem (receber laudos automaticamente é outro nível)

Um exemplo prático: no ClínicaWork, quando o paciente agenda online, o prontuário já é pré-criado com dados básicos. Chega no dia, é só completar – não perder tempo digitando CPF, endereço, etc.

Custo x benefício real

Aqui vem o erro clássico: olhar só o preço mensal. Tem que calcular:

• Quanto tempo você perde com sistema ruim? (1 minuto por consulta x 30 pacientes = 30 minutos/dia = 120 horas/ano)
• Quantas vezes errou prescrição por interface confusa?
• Quanto gasta com impressão que poderia ser eliminada?

Sistema barato que te faz perder tempo é o mais caro. Ponto.

Suporte que não some depois da venda

Pergunte isso ao vendedor: "Quando eu ligar às 19h de uma terça com problema, quem atende?". Se hesitarem, péssimo sinal. Outra dica: converse com usuários reais. Descubra:

• Problemas são resolvidos em horas ou dias?
• Atualizações são frequentes ou o sistema está parado no tempo?
• O suporte entende de medicina ou só de tecnologia?

Um detalhe: sistemas baseados em nuvem, como o ClínicaWork, costumam ter manutenção mais ágil – sem precisar instalar updates manualmente em cada computador.

Mobilidade não é luxo

Se você não consegue acessar prontuários pelo celular ou tablet com segurança, está ficando para trás. Emergências, plantões, consultas em domicílio – tudo exige acesso remoto. Mas atenção:

• O app móvel é funcional ou só uma versão capada?
• Dá para prescrever com a mesma agilidade que no desktop?
• Tem autenticação em dois fatores? (se não tiver, é brincadeira)

Em resumo: o melhor PEP é aquele que você quase não percebe que está usando – flui naturalmente na sua rotina, protege seu paciente e seu tempo, e não te dá dor de cabeça. O resto é conversa de vendedor.