Prontuário Eletrônico vs. Papel: Custos Reais que Ninguém te Conta

Colega, vamos conversar sobre um assunto que parece batido, mas que ainda gera muita desinformação na nossa área: a velha briga entre prontuário eletrônico e papel. Todo mundo fala dos benefícios óbvios do digital, mas poucos mergulham nos custos reais – tanto do papel quanto do eletrônico. E acredite, tem muita coisa que não te contaram.

O Mito do "Papel é Mais Barato"

Vamos começar desmontando a maior falácia: a de que papel é mais econômico. Se você só olhar o custo imediato de uma folha de sulfite e uma caneta, até parece. Mas a conta real é bem mais suja.

• Espaço físico: Aquela sala extra só para arquivo morto? Isso tem um custo por metro quadrado que ninguém calcula direito. Em grandes cidades, pode chegar a milhares por ano.
• Tempo perdido: Quantos minutos por dia sua equipe gasta procurando um prontuário físico? Multiplica isso por todos os funcionários e pelos dias do ano. O prejuízo é assustador.
• Riscos legais: Prontuário perdido ou ilegível é processo na certa. E mesmo que você ganhe, só a defesa já custa caro.

Um estudo não publicado que acompanhei em uma rede de clínicas mostrou que, quando se coloca na ponta do lápis TUDO (inclusive tempo de equipe), o prontuário físico custava 37% a mais do que o eletrônico após 3 anos.

Os Custos Ocultos do Prontuário Eletrônico

Agora, não vamos romantizar o digital também. Tem armadilhas que podem transformar seu PE em um sorvedouro de dinheiro se você não tomar cuidado:

1. Implementação Traumática

Migrar do papel para o digital exige um período de adaptação que ninguém te avisa direito. Nos primeiros meses, a produtividade cai. Sua equipe vai reclamar. Pacientes vão estranhar. E isso tem custo real em atendimentos não realizados ou atrasados.

Um exemplo prático: o ClínicaWork tem um módulo de treinamento intensivo justamente para reduzir esse impacto. Mas mesmo assim, é preciso reservar um período de "luto" pelo papel.

2. Custos de Infraestrutura Escondidos

Ah, você achou que era só assinar o software e pronto? Tem mais:

• Hardware decente (tablets/computadores que não travam)
• Backup redundante (não, pendrive não conta)
• Energia estabilizada (nada pior que perder dados por queda de luz)
• Atualizações constantes (seu sistema tem que acompanhar as mudanças na legislação)

3. A Armadilha das Customizações

Aqui mora o perigo. Todo médico quer o sistema "do seu jeito". E cada personalização custa caro - não só na implementação, mas na manutenção futura. O ClínicaWork, por exemplo, oferece flexibilidade, mas sempre alertamos: antes de pedir mudanças, avalie se realmente vai usar a funcionalidade.

O Pior Custo: O Tempo Médico

Isso aqui dói. Muitos PE são desenvolvidos por engenheiros que nunca pisaram num consultório. Resultado? Fluxos que fazem você perder minutos preciosos em cada atendimento. E tempo médico é o recurso mais caro que existe.

Um bom sistema, como o ClínicaWork, é pensado para minimizar cliques e maximizar a interação médico-paciente. Mas mesmo assim, a curva de aprendizado existe. O segredo é escolher ferramentas com UX médico-cêntrico, não admin-cêntrico.

Segurança: O Custo que Você Não Pode Ignorar

LGPD não é brincadeira. Multas por vazamento de dados podem chegar a milhões. E adivinha? Prontuário de papel é muito mais vulnerável:

• Pode ser roubado, perdido, molhado
• Não tem controle de acesso granular
• Não gera logs de quem acessou o quê

Mas o digital também exige investimento em segurança. Criptografia, backups, treinamento de equipe... Tudo isso tem custo, mas é infinitamente menor que uma ação judicial por vazamento de dados.

Interoperabilidade: O Custo da Ilha

Seu PE não conversa com laboratórios? Com a rede de imagem? Com outros especialistas? Isso gera retrabalho (e custo) na transcrição de dados. Sistemas como o ClínicaWork investem pesado em APIs abertas justamente para evitar que você vire uma ilha de dados.

O Custo da Escalabilidade

Papel não escala. Ponto. Se sua clínica crescer, o caos documental cresce exponencialmente. Com PE, o custo marginal de incluir novos pacientes é mínimo. Mas atenção: alguns sistemas cobram por usuário ou por volume de dados - leia o contrato com lupa.

O Verdadeiro ROI

No final, a conta que importa é: quanto o PE está te fazendo ganhar ou poupar? Itens que entram nessa equação:

• Redução de erros médicos (e suas consequências)
• Agilidade em recebimentos (prescrição eletrônica reduz perda de guias)
• Melhoria na produtividade (depois da curva de aprendizado)
• Redução de espaço físico
• Valorização da clínica (tente vender um consultório sem PE hoje...)

Em resumo: o papel só parece barato. Quando você coloca na balança todos os fatores - inclusive os intangíveis - o eletrônico ganha de lavada. Mas exige escolha criteriosa do sistema e planejamento da migração. A dica é: não economize no software errado. Vai sair mais caro.