Prontuário Eletrônico: O que a LGPD Exige que Você Provavelmente Ignora

Colega, vamos falar sério sobre o prontuário eletrônico e a LGPD. Não é só aquela burocracia chata que a gente finge que entende. Tem detalhes que, se ignorados, podem colocar seu consultório na mira da ANPD e ainda abrir brechas para processos. E olha, não adianta só instalar um sistema como o ClínicaWork e achar que está tudo resolvido.

O que Muitos Médicos Não Sabem Sobre o Prontuário Eletrônico e LGPD

Primeiro, esquece essa história de que prontuário é só seu. A LGPD deixou claro: os dados são do paciente, o documento é seu. Parece joguinho de palavras, mas faz toda diferença na prática. Você é o responsável por aquela informação, mas o paciente tem direitos sobre ela que vão muito além do que a gente imagina.

Já vi médico perder noite de sono porque achava que bastava ter senha no sistema. Não basta. Tem que ter registro de acesso, tempo de retenção definido, política de descarte... E aqui vai o primeiro ponto que quase todo mundo erra:

1. O Tempo de Guarda Não é Padrão

Você guarda prontuário por 20 anos e acha que está seguro? Depende. Código Civil diz uma coisa, CDC outra, e a LGPD ainda coloca novas camadas. Paciente pediu cópia do prontuário 5 anos após a consulta? Você tem que entregar. Mas e se ele pedir para apagar os dados? Aí começa o problema...

O ClínicaWork, por exemplo, tem ferramentas específicas para lidar com essas situações, mas muitos médicos nem ativam essas funcionalidades. É como ter um carro com airbag e não conectar os cabos.

Os 3 Maiores Erros que Vejo nos Consultórios

1. Compartilhamento sem critério: Manda laudo por WhatsApp? Já ferrou. Precisa de consentimento específico para cada forma de transmissão.
2. Backup na nuvem aleatória: Usar Dropbox pessoal para armazenar prontuários é pedir para ser processado. A nuvem tem que ter certificação específica.
3. Senhas fracas e compartilhadas: Aquela senha "cardiologia123" que toda a equipe sabe? Isso é considerado negligência pela LGPD.

O que a LGPD Exige que Poucos Fazem

Vou te contar um segredo: o prontuário eletrônico é só a ponta do iceberg. A LGPD exige que você documente TUDO relacionado ao tratamento de dados. Isso inclui:

• Relatórios de acesso (quem viu o que e quando)
• Política de segurança da informação (mesmo que seja só você e uma recepcionista)
• Registro das medidas técnicas adotadas (criptografia, autenticação em dois fatores)

E aqui tem um ponto crucial: sistemas como o ClínicaWork até geram esses relatórios automaticamente, mas se você nunca olhou ou não sabe onde estão, não adianta nada. Já vi caso de médico que só descobriu que a ex-funcionária acessava prontuários aleatórios dois anos depois. Na justiça, isso é considerado falha grave.

O Problema dos Acessos de Terceiros

Conveniados pedindo acesso completo ao prontuário? Laboratórios querendo histórico completo? A LGPD mudou as regras do jogo. Agora, cada acesso de terceiro precisa ser justificado, limitado ao mínimo necessário e, em muitos casos, autorizado pelo paciente.

Um truque que poucos usam: configure seu sistema para que esses acessos gerem alertas. No ClínicaWork, por exemplo, dá para criar regras que avisam quando alguém de fora da clínica acessa determinados dados.

As Armadilhas do Dia a Dia

Vou te dar exemplos reais que já vi em consultórios:

1. A recepcionista que anota o celular do paciente em um post-it para "não esquecer de ligar depois". Isso é vazamento de dado pessoal.

2. O médico que tira foto da tela do prontuário para mostrar em um grupo de WhatsApp de discussão de casos. Mesmo sem nomes, se for possível identificar a pessoa, é violação.

3. O sistema configurado para mostrar a agenda completa na tela da recepção, com nomes de pacientes visíveis para quem está na sala de espera. Multa certa.

O que Fazer Agora (Não Deixe para Depois)

Primeiro, pare de achar que isso é problema do seu software. Sistemas como o ClínicaWork dão as ferramentas, mas quem configura e usa é você. Minha sugestão prática:

1. Faça um mapeamento de todos os lugares onde os dados dos pacientes circulam no seu consultório (incluindo aquela planilha antiga no seu email pessoal)
2. Defina níveis de acesso reais no seu sistema (a recepcionista não precisa ver anotações clínicas, só o necessário para agendar)
3. Documente TUDO. Desde como você coleta consentimento até como faz o descarte de dados antigos

Em resumo: a LGPD transformou o prontuário eletrônico em um ativo que exige gestão ativa. Não basta ter, tem que provar que controla. E isso, colega, vai muito além de comprar um software bonitinho.