Colegas, vamos falar sobre um tema que parece óbvio, mas que ainda é negligenciado por muitos consultórios: o prontuário eletrônico. Acreditem, mesmo com toda a tecnologia disponível, a maioria das clínicas ainda comete erros básicos que podem colocar em risco tanto a qualidade do atendimento quanto a segurança jurídica do médico. Vamos destrinchar isso.
O primeiro erro é achar que qualquer software de prontuário resolve. Não resolve. Muitos colegas usam planilhas, editores de texto ou sistemas genéricos que não foram feitos para medicina. Isso é um tiro no pé. O prontuário eletrônico precisa ser específico para a área médica, com campos estruturados, vocabulário controlado (como CID-10) e que permita rastreabilidade. Sistemas como o ClínicaWork, por exemplo, são desenvolvidos pensando nisso: na prática clínica real, não em adaptações improvisadas.
Usar ferramentas inadequadas pode levar a perda de dados, inconsistências e até problemas legais. Imagine um prontuário que não registra alterações ou não tem assinatura digital válida. É um risco desnecessário.
Outro erro comum é deixar cada médico ou colaborador registrar informações do jeito que quiser. Um escreve "HAS", outro "hipertensão", outro "pressão alta". Na hora de buscar dados ou gerar relatórios, vira um caos. A falta de padronização inviabiliza a análise de dados clínicos e dificulta até a continuidade do cuidado se outro profissional precisar acessar aquele prontuário.
A solução? Definir protocolos claros de preenchimento. Usar terminologia médica padrão, campos obrigatórios e evitar textos livres quando possível. Sistemas como o ClínicaWork permitem criar templates personalizados por especialidade, o que ajuda muito nessa padronização.
Isso aqui é gravíssimo. Muitos consultórios ainda armazenam prontuários em computadores sem backup, sem criptografia, com senhas fracas ou compartilhadas. Na era da LGPD, isso é pedir para ter problemas. Vazamento de dados de pacientes pode gerar multas pesadas e danos irreparáveis à reputação.
O mínimo aceitável hoje é:
Ferramentas como o ClínicaWork já trazem essas funcionalidades nativas, mas muitos médicos nem ativam ou configuram corretamente. É como ter um carro com airbag e não ligá-lo.
Prontuário isolado é prontuário subutilizado. Muitas clínicas têm o prontuário em um sistema, agenda em outro, financeiro em outro e exames em pastas físicas. Isso gera retrabalho, aumenta a chance de erros e fragmenta a informação do paciente.
O ideal é que o prontuário converse com:
Quando bem implementado, um sistema como o ClínicaWork pode centralizar tudo isso, economizando tempo e melhorando a qualidade das informações.
De nada adianta ter o melhor sistema se a equipe não souber usar direito. Já vi casos de:
Isso se resolve com treinamento contínuo e definição clara de responsabilidades. Cada função na clínica deve saber exatamente o que pode e não pode fazer no prontuário eletrônico.
Aqui está um dos maiores desperdícios. O prontuário eletrônico armazena um tesouro de informações que poderia ser usado para:
Mas a maioria dos consultórios não extrai nem 10% desse potencial. Sistemas mais completos, como o ClínicaWork, oferecem ferramentas de análise de dados, mas poucos médicos as utilizam. É como comprar um Ferrari para ir à padaria.
Por fim, muitos esquecem que o prontuário não serve apenas ao médico. O paciente também é dono daquelas informações e cada vez mais exige acesso. Um bom prontuário eletrônico deve permitir:
Quando o paciente se sente parte do processo e tem acesso às suas informações, a adesão ao tratamento melhora significativamente.
O prontuário eletrônico deixou de ser um mero repositório de informações para se tornar a espinha dorsal da gestão clínica. Implementá-lo de qualquer jeito é pior do que não ter. Os erros mais comuns geralmente envolvem:
Investir tempo e recursos em um bom prontuário eletrônico não é gasto, é economia. Economia de tempo, de dor de cabeça e, principalmente, de risco clínico e jurídico. Vale a pena fazer direito.