Colegas, vamos falar sério sobre um tema que muitos de nós subestimamos até levar um puxão de orelha da ANPD (Agência Nacional de Proteção de Dados). O prontuário eletrônico não é só uma ferramenta de trabalho – é um documento legal, com implicações éticas, jurídicas e financeiras pesadas se mal utilizado. E acreditem, a LGPD não está brincando.
Já vi muito colega achando que exportar dados sensíveis dos pacientes para uma planilha e deixar no computador pessoal (ou pior, no pendrive) é uma estratégia válida. Isso é pedir para ser multado. A ANPD já deixou claro que qualquer vazamento de dados, mesmo que "sem querer", pode resultar em sanções pesadas.
Um caso real: um médico teve o notebook roubado com planilhas contendo dados de pacientes. Mesmo sem comprovação de que os dados foram acessados, a ANPD considerou a falta de criptografia e protocolos básicos de segurança como negligência grave.
Aqui vai um cenário comum na maioria das clínicas: uma única senha para todo o time acessar o prontuário eletrônico. Ou pior, senhas do tipo "clinica123". Isso é equivalente a deixar a porta do consultório aberta com um cartaz "entrem à vontade nos prontuários".
O sistema ClínicaWork, por exemplo, permite configurações granulares de acesso – cada profissional deve ter login único, com autenticação em dois fatores. Se sua secretária acessa tudo igual ao médico titular, você já está em desacordo com a LGPD.
Sabem aqueles prontuários de pacientes que você atendeu uma única vez há 15 anos e ainda mantém "por precaução"? Problema. A LGPD estabelece que os dados devem ser mantidos apenas pelo tempo necessário. Para prontuários, o CRM tem suas regras, mas acumular dados indefinidamente sem justificativa clínica ou legal é risco desnecessário.
Uma dica prática: configure no seu sistema prazos automáticos para arquivamento inativo e descarte seguro. O ClínicaWork tem ferramentas para isso que poucos médicos utilizam corretamente.
Adoro tecnologia tanto quanto vocês, mas precisamos falar sobre essa moda de conectar o prontuário eletrônico a qualquer app de saúde que apareça. Já vi caso de clínica que integrou um app de agenda não certificado e vazou dados de centenas de pacientes.
Antes de qualquer integração, verifique:
Quantas vezes você já recebeu um print de exame pelo WhatsApp? Ou enviou orientações por mensagem comum? Cada um desses atos é uma violação potencial da LGPD. Os tribunais já têm jurisprudência condenando médicos por vazamentos via aplicativos de mensagem.
O correto? Usar apenas plataformas seguras integradas ao prontuário. O ClínicaWork, por exemplo, tem módulo de comunicação com pacientes que mantém tudo dentro do ambiente protegido e auditável.
Se seu sistema não gera logs detalhados de quem acessou qual prontuário e quando, você está em apuros. A LGPD exige rastreabilidade total. Num eventual vazamento, a ANPD vai querer saber exatamente o histórico de acessos – e "não tenho como saber" não é resposta aceitável.
Verifique se seu sistema registra:
Muitos de nós usamos dados de prontuários para pesquisas – o que é válido, mas requer cuidados. O erro comum é exportar conjuntos de dados sem a devida anonimização. Mesmo que você não compartilhe nomes, combinações de dados podem permitir a identificação indireta de pacientes.
Se for usar dados para pesquisa:
Aquele computador velho da recepção que você doou para uma ONG... já pensou se ainda tinha dados de pacientes no HD? Mesmo que você tenha "apagado" os arquivos, dados podem ser recuperados com ferramentas simples.
Protocolo seguro para descarte:
De nada adianta você, médico, conhecer a LGPD se sua recepcionista deixa senhas coladas no monitor. A ANPD considera que o responsável pelo dado (no caso, você) deve garantir que todos os funcionários com acesso estejam devidamente treinados.
Minha sugestão:
Aquele aviso chato que aparece no seu prontuário eletrônico pedindo para atualizar? Ignorá-lo pode ser mais arriscado do que parece. Muitas atualizações trazem correções críticas de segurança – postergar é convite para brechas exploráveis.
O ClínicaWork, por exemplo, lança patches de segurança mensais. Médicos que desativam atualizações automáticas estão, sem saber, mantendo vulnerabilidades conhecidas.
Em resumo: o prontuário eletrônico moderno exige postura ativa em segurança de dados. Não é mais sobre "se" a ANPD vai fiscalizar, mas "quando". E quando isso acontecer, "eu não sabia" não vai ser defesa válida.