Prontuário Eletrônico e LGPD: O que Você Não Pode Ignorar

Por que a LGPD Deveria Importar para Você, Médico

Se você ainda acha que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é só mais uma burocracia para encher o saco, é melhor repensar. A multa por vazamento de dados pode chegar a R$ 50 milhões por infração. E no caso de prontuários eletrônicos, o risco é exponencial. Não é só sobre tecnologia – é sobre responsabilidade civil, ética médica e, claro, evitar dor de cabeça.

Imagine um paciente descobrindo que seu diagnóstico de HIV vazou porque o sistema da sua clínica não tinha autenticação de dois fatores. Ou pior: um ransomware sequestrando os dados de todos os seus pacientes. A LGPD não é opcional – e ignorá-la pode custar sua reputação e seu bolso.

O que a LGPD Exige dos Prontuários Eletrônicos

Não adianta só ter um sistema bonito. Ele precisa cumprir regras específicas:

• Consentimento explícito: O paciente deve saber exatamente quais dados serão coletados e para quê. Nada daquele "aceite os termos" escondido.
• Acesso restrito: Só quem precisa ver o prontuário pode acessá-lo. Se a recepcionista tem acesso a laudos completos, você já está ferrado.
• Rastreabilidade: Tem que saber quem acessou o que e quando. Se um médico fuçou o prontuário do vizinho por curiosidade, isso precisa ficar registrado.
• Criptografia: Dados trafegando sem criptografia é como deixar o prontuário físico aberto no metrô.

O Perigo dos Sistemas "Genéricos"

Muitos colegas caem na tentação de usar sistemas que não foram feitos para medicina. Um ERP comum ou planilha não têm controles de acesso granular, auditoria ou suporte a anonimização de dados – coisas que a LGPD exige. O ClínicaWork, por exemplo, foi desenhado especificamente para isso: controles de acesso por papel (médico, enfermeiro, recepcionista), logs detalhados e opções de pseudonimização.

Usar ferramentas que não atendem à LGPD é como fazer cirurgia com bisturi de cozinha: pode até funcionar, mas quando der merda, a culpa é sua.

Os 3 Maiores Erros que Vejo nas Clínicas

1. Senhas compartilhadas: Todo mundo usando "clinica123" para acessar o sistema. Isso invalida qualquer rastreabilidade e é uma brecha enorme.
2. Backups desprotegidos: Se o backup do seu prontuário eletrônico está num pendrive ou no Google Drive sem criptografia, você está basicamente distribuindo dados de pacientes de graça.
3. Sem política de retenção: Guardar prontuários de 30 anos atrás sem necessidade é risco desnecessário. A LGPD permite descarte após o prazo legal – desde que feito corretamente.

Como se Proteger (Sem Virar um Expert em TI)

Você não precisa entender de criptografia AES-256, mas precisa exigir algumas coisas básicas do seu sistema:

• Autenticação forte: No mínimo, dois fatores para acessar prontuários sensíveis.
• Máscara de dados: Funcionalidades que escondem informações sensíveis para quem não precisa vê-las (ex.: o CPF só aparece completo para a equipe financeira).
• Relatórios de auditoria: Poder gerar um PDF mostrando todos os acessos a um prontuário específico.

Ferramentas como o ClínicaWork já trazem isso pronto, mas se você usa outro sistema, verifique esses pontos cruciais. Se não tiver, está na hora de pressionar o fornecedor ou considerar uma mudança.

O Papel do Encarregado de Dados (DPO)

Muitas clínicas médicas pequenas acham que não precisam de um Data Protection Officer (DPO). Errado. A LGPD exige que alguém seja responsável pela proteção de dados – mesmo que seja um terceirizado ou você mesmo (não recomendado). Esse cara vai:

• Treinar sua equipe sobre vazamentos (sim, a secretária que anota senha no post-it é risco seu)
• Responder à ANPD e aos pacientes quando houver solicitações de acesso ou exclusão
• Garantir que contratos com terceiros (como laboratórios) tenham cláusulas de proteção de dados

E Quando o Paciente Pedir Para Excluir os Dados?

Aqui tem um pulo do gato: a LGPD diz que pacientes podem solicitar exclusão de dados, mas o CFM e a legislação de prontuários exigem guardar registros por no mínimo 20 anos. Como resolver?

Na prática, você pode anonimizar os dados – mantendo o essencial para fins médicos e legais, mas removendo identificadores diretos. Sistemas especializados como o ClínicaWork permitem fazer isso semi-automaticamente, criando versões "limpas" do prontuário quando necessário.

Em Resumo

LGPD não é frescura. É obrigação legal e proteção para você. Um prontuário eletrônico que não cumpre esses requisitos é uma bomba-relógio. Invista em um sistema feito para medicina, treine sua equipe e documente tudo – sua consciência (e seu bolso) agradecem.