Colegas, vamos falar de um tema que parece óbvio, mas que ainda causa muita confusão na prática: a relação entre prontuário eletrônico e a LGPD. Não adianta, a gente pode até reclamar da burocracia, mas ignorar a lei não é uma opção – especialmente quando o assunto é a proteção dos dados dos nossos pacientes.
Primeiro, esqueça aquela ideia de que a LGPD é só sobre colocar um pop-up de cookies no site da clínica. Quando falamos de prontuários, estamos lidando com dados sensíveis – e aí o nível de exigência sobe bastante. A lei não está preocupada apenas com vazamentos, mas com todo o ciclo de vida dessas informações: como coletamos, armazenamos, compartilhamos e até como descartamos.
Um erro comum é achar que basta ter um sistema "seguro". Não é só sobre tecnologia, é sobre processos. Por exemplo: quem na sua equipe tem acesso a quais dados? Como você controla isso? Quando um paciente pede para ver seu prontuário, qual o procedimento? Essas são perguntas que a LGPD exige que você responda – e documente.
Aqui é onde muitos colegas se enganam: compram um sistema caro achando que está tudo resolvido. Mas a LGPD não é checklist de TI, é sobre governança de dados. Um bom prontuário eletrônico como o ClínicaWork oferece ferramentas, mas você precisa:
Um exemplo prático: o sistema pode até permitir que você armazene anexos de qualquer tipo, mas cabe a você estabelecer quais documentos são realmente necessários manter no prontuário. Guardar cópia de RG sem justificativa clínica? Má ideia.
Outro ponto que gera dor de cabeça: integrações. Se seu prontuário conversa com laboratórios ou operadoras, você precisa garantir que esses parceiros também estejam em conformidade. Já vi caso de clínica que perdeu controle porque um laboratório terceirizado vazou dados - e a responsabilidade foi da clínica por não ter verificado os protocolos de segurança do parceiro.
Dica prática: exija contratos claros com todos os fornecedores que acessam seus dados. E prefira sistemas que permitam controlar rigorosamente quais informações são compartilhadas em cada integração.
Muitos colegas acham que basta colocar um termo de consentimento genérico na recepção e está tudo resolvido. Não é assim que funciona para dados de saúde. O consentimento precisa ser:
E atenção: para finalidades essenciais como tratamento médico, você nem sempre precisa de consentimento. Mas precisa basear o processamento em outro fundamento legal previsto na LGPD e documentar isso adequadamente.
Vazamentos acontecem. O problema é como você reage. A LGPD exige notificação à ANPD e aos afetados em casos graves. Mas antes disso, você precisa:
Um prontuário eletrônico bem configurado pode ajudar muito nisso, com ferramentas de auditoria e controle de danos. Mas novamente: o sistema é só uma parte da solução.
LGPD não é burocracia, é proteção - para seus pacientes e para você. Um prontuário eletrônico bem implementado, como o ClínicaWork, oferece a base técnica, mas a conformidade depende de processos claros, equipe treinada e uma cultura de privacidade na sua clínica. Os riscos? Multas pesadas, danos à reputação e, o pior, violação da confiança que seus pacientes depositam em você.
O caminho é longo, mas comece pelo básico: mapeie quais dados você coleta, porquê e como os protege. Depois, vá ajustando os processos. E nunca, jamais, ache que "isso não vai acontecer comigo". Na era digital, vazamentos não são questão de "se", mas de "quando". Esteja preparado.