Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP): Como Escolher e Implementar sem Dor de Cabeça

Por que um PEP não é só um "Word sofisticado"

Colega, a primeira coisa que preciso te dizer é que prontuário eletrônico vai muito além de substituir o papel. Um sistema como o ClínicaWork, por exemplo, não é só um editor de texto bonitinho - é uma ferramenta que transforma completamente o fluxo da sua clínica. E se você escolher errado, pode virar um pesadelo.

Já vi muitos colegas caírem na armadilha de achar que qualquer sistema serve, desde que "digitalize" os prontuários. O problema é que um PEP ruim pode:

• Te fazer perder mais tempo do que ganhar
• Criar inconsistências nos registros
• Dificultar a recuperação de informações
• Até colocar você em problemas legais

O que realmente importa na hora de escolher

Vamos falar a real: não existe sistema perfeito, mas existem sistemas adequados para diferentes realidades. Antes de sair assinando qualquer contrato, você precisa responder algumas perguntas básicas:

1. Qual o tamanho e complexidade da sua operação?

Um consultório solo tem necessidades completamente diferentes de uma clínica com 10 especialidades. Sistemas como o ClínicaWork oferecem configurações diferentes porque sabem que um neurocirurgião precisa de recursos que um clínico geral talvez nunca use.

2. Como você trabalha?

Se você é daqueles que anota tudo no papel e depois passa para o computador, precisa de um sistema com agilidade na digitação. Se prefere usar comandos de voz, isso já é outro filtro. E se tem secretárias fazendo o registro, aí a usabilidade precisa ser pensada para elas também.

3. Quais integrações são essenciais?

Hoje em dia, um PEP isolado é quase inútil. Ele precisa conversar com:

• Sistema de agendamento
• Financeiro
• Prescrição eletrônica
• Exames laboratoriais
• Telerradiologia

O ClínicaWork, por exemplo, tem essa visão de ecossistema - o prontuário não vive sozinho.

Os 5 critérios técnicos que você não pode ignorar

Depois de entender suas necessidades básicas, vem a parte chata (mas essencial) da avaliação técnica:

1. Certificação SBIS/CFM: Não é opcional. Se o sistema não tiver, nem considere.
2. Backup e segurança: Onde ficam armazenados seus dados? Qual a política de recuperação em caso de desastre?
3. Histórico de alterações: Todo registro precisa ter um log imutável de quem mexeu e quando.
4. Customização de templates: Você precisa adaptar aos seus fluxos, não o contrário.
5. Mobilidade: Conseguir acessar de forma segura pelo celular ou tablet não é luxo, é necessidade.

A implementação que não vira um caos

Aqui é onde a maioria erra feio. Implementar um PEP não é como instalar um app no celular. É uma mudança de processo que envolve:

1. Preparação dos dados

Você vai precisar migrar informações dos prontuários físicos? Se sim, como será feito esse processo? Alguns sistemas como o ClínicaWork oferecem serviços especializados para isso, mas é um trabalho que demanda tempo e atenção.

2. Treinamento da equipe

Não adianta ter a melhor ferramenta se ninguém souber usar direito. O treinamento precisa ser:

• Prático (mão na massa)
• Segmentado (médicos, enfermeiros e recepcionistas têm necessidades diferentes)
• Contínuo (não adianta só no primeiro dia)

3. Período de adaptação

Nos primeiros meses, é normal a produtividade cair. O segredo é:

- Manter um sistema paralelo (papel ou antigo) por um tempo
- Ter suporte rápido para dúvidas
- Não desistir na primeira dificuldade

Os erros mais comuns (para você não repetir)

Depois de ajudar dezenas de colegas nessa jornada, vi alguns erros se repetirem:

1. Escolher pelo preço e não pela adequação: O sistema mais barato pode sair caríssimo se não atender suas necessidades.

2. Não testar antes de comprar: A maioria dos bons sistemas oferece período de teste. Use isso!

3. Ignorar a opinião da equipe: Quem vai usar todo dia precisa participar da escolha.

4. Achar que tudo vai mudar do dia para noite: Implementação de PEP é projeto de meses, não de dias.

Como saber se está valendo a pena?

Depois de implementado, monitore:

• Tempo gasto com prontuários (deveria diminuir)
• Qualidade das anotações (deveria melhorar)
• Recuperação de informações (deveria ficar mais fácil)
• Satisfação da equipe (isso é crucial)

Em resumo, escolher e implementar um PEP é uma das decisões mais importantes para o futuro do seu consultório. Não dá para fazer nas coxas, mas também não precisa ser um bicho de sete cabeças se você seguir um processo bem estruturado.