Os 5 Maiores Erros na Escolha de um Sistema de Prontuário Eletrônico

1. Priorizar preço em vez de funcionalidade

Colega, quantas vezes você já viu aquela cena clássica: o médico escolhe o sistema mais barato e depois passa anos amargando limitações que atrapalham o fluxo da clínica? O erro aqui é óbvio, mas continua sendo o mais cometido.

Um prontuário eletrônico não é commodity. Quando você opta pelo mais econômico, geralmente está abrindo mão de:

• Integração com exames e imagens
• Personalização de modelos de anamnese
• Suporte técnico ágil
• Atualizações regulares

O ClínicaWork, por exemplo, mostra na prática como um investimento inicial maior se paga em produtividade. Um sistema robusto economiza tempo em cada consulta - e tempo, nós sabemos, é o recurso mais escasso na nossa profissão.

2. Ignorar a experiência do usuário

Já experimentou usar aquele sistema que parece ter sido desenvolvido por engenheiros que nunca pisaram num consultório? Menus confusos, telas sobrecarregadas, fluxos que não fazem o menor sentido para nossa rotina...

Um bom prontuário eletrônico precisa ser intuitivo para médicos, não para TI. E isso se mede na prática:

• Quantos cliques para registrar uma consulta básica?
• Como fica o fluxo durante o atendimento?
• O sistema permite acesso rápido a informações críticas?

Um erro comum é avaliar apenas em demonstrações superficiais. Peça sempre um período de teste real, com seus casos clínicos do dia a dia. Só assim você sente se o sistema realmente funciona para você.

3. Não pensar na escalabilidade

Você está escolhendo um sistema para hoje ou para os próximos anos? Muitos colegas caem na armadilha de selecionar soluções que atendem às necessidades atuais, mas travam quando a clínica cresce.

Perguntas-chave que poucos fazem:

• Como o sistema se comporta com 5x mais pacientes?
• Permite fácil inclusão de novos profissionais?
• Escala bem quando você abre novas unidades?

O ClínicaWork tem uma vantagem aqui: foi pensado desde o início para clínicas em crescimento, com arquitetura que permite expansão sem necessidade de migração traumática para outro sistema no futuro.

4. Subestimar a importância da interoperabilidade

Não adianta ter o melhor prontuário do mundo se ele não "conversa" com outros sistemas. Essa é uma dor real que vejo em muitos consultórios:

• Não consegue integrar com laboratórios
• Precisa digitar tudo duas vezes no sistema de faturamento
• Não troca dados com o sistema de agendamento

Antes de escolher, verifique:

• Quais são os padrões de interoperabilidade suportados (HL7, FHIR)
• Quais integrações já estão prontas para uso
• Como é o processo para desenvolver novas integrações

Um sistema isolado cria ilhas de informação que custam tempo e dinheiro para serem conectadas manualmente. E tempo, como sabemos, é recurso escasso na medicina.

5. Negligenciar a segurança e conformidade

Colega, você colocaria o CRM em risco para economizar num prontuário eletrônico? Parece absurdo, mas é o que muitos fazem ao escolher sistemas que não atendem aos requisitos básicos:

• LGPD - Como os dados dos pacientes são protegidos?
• Backups - Onde e como são armazenados?
• Auditoria - É possível rastrear todas as alterações?
• Certificações - O sistema possui selos como SBIS-CFM?

O ClínicaWork, por exemplo, foi um dos primeiros no Brasil a se adequar completamente à nova resolução do CFM sobre prontuários eletrônicos. Isso não é detalhe - é proteção para sua prática médica.

Em resumo

Escolher um prontuário eletrônico é decisão estratégica que impacta seu trabalho diário por anos. Os erros mais comuns geralmente vêm do imediatismo (preço baixo) ou da falta de visão clínica (sistemas não médicos).

O caminho? Avalie a longo prazo, teste na prática, exija interoperabilidade e nunca, jamais, abra mão da segurança. Sua clínica e seus pacientes merecem isso.