Os 5 Erros Mais Comuns na Gestão Digital de Prontuários (e Como Evitá-los)

Colegas, vamos conversar sobre um tema que parece óbvio, mas ainda causa dor de cabeça em muita gente: a gestão digital de prontuários. A gente sabe que a teoria é linda, mas na prática... Bem, na prática a coisa pode desandar rápido se não tomarmos cuidado. Vou listar aqui os erros mais comuns que vejo por aí – e alguns, confesso, já cometi também.

1. Achar que "digital" significa só trocar o papel pelo computador

Esse aqui é clássico. Muitos colegas migram para um sistema como o ClínicaWork achando que basta digitalizar os prontuários antigos e seguir como antes. Só que aí perdem 90% do potencial da ferramenta.

Um prontuário digital não é um arquivo PDF do seu prontuário de papel. Ele permite:

• Integração com exames e imagens
• Alertas automáticos para acompanhamento
• Análise de dados epidemiológicos da sua clientela
• Fluxos de trabalho colaborativos

Quando você só usa o sistema como um repositório de documentos, está pagando por um Ferrari e usando como carroça.

2. Não padronizar as entradas de dados

Isso aqui dói. Você implementa um sistema top, mas cada médico do grupo faz do seu jeito:

• Um usa CID completo
• Outro coloca só o nome da doença
• Tem aquele que adora abreviações indecifráveis

Resultado? Quando você precisar puxar um relatório de pacientes com HAS, vai ter que buscar por "hipertensão", "HAS", "hipertensão arterial" e por aí vai. No ClínicaWork, por exemplo, dá para criar templates padronizados e listas de termos controlados. Use isso.

3. Negligenciar a segurança dos dados

Meu Deus, o que já vi por aí... Médico usando senha "123456", prontuário aberto no computador da recepção, backup feito num pendrive que fica pendurado no chaveiro.

Colega, isso é receita para desastre. Lembra que agora temos a LGPD? E que vazamento de dados pode dar multa pesada? Algumas dicas básicas:

• Autenticação em dois fatores para todo mundo
• Controle rigoroso de acessos (a recepcionista não precisa ver seus registros clínicos completos)
• Backup automatizado e criptografado
• Atualizações sempre em dia

Ferramentas como o ClínicaWork têm todos esses recursos. Não adianta ter e não usar.

4. Não treinar (e retreinar) a equipe

Implementou o sistema, fez um treinamento rápido e acha que tá tudo resolvido? Boa sorte.

Na realidade, acontece isso:

• As pessoas esquecem 70% do que aprenderam em 48h
• Novos funcionários chegam sem saber usar o sistema
• Atualizações trazem funcionalidades novas que ninguém usa

O certo? Treinamento inicial robusto + pequenas reciclagens mensais + material de consulta rápida sempre disponível. E aqui vai uma dica de ouro: nomeie um "embaixador digital" na equipe - aquela pessoa que manja mais e pode ajudar os outros.

5. Ignorar os dados que o sistema gera

Esse aqui é pecado capital. Você paga um sistema que coleta dados brutais sobre sua prática clínica e não olha nenhum relatório?

Com uma boa gestão de prontuários digitais, você pode descobrir:

• Quais medicamentos você mais prescreve (e se está dentro das guidelines)
• O tempo médio de suas consultas
• Seus diagnósticos mais frequentes
• Taxa de retorno por problema

No ClínicaWork, por exemplo, esses relatórios saem quase que automaticamente. É informação valiosa para melhorar sua prática, negociar com planos de saúde e até identificar possíveis erros sistemáticos.

Bônus: O erro que não está na lista, mas merece menção

Não customizar o sistema para sua realidade. Cada especialidade, cada tipo de consultório tem necessidades diferentes. Se você é ortopedista, precisa de ferramentas boas para acompanhar exames de imagem. Se é psiquiatra, o foco é em evolução de sintomas.

Em resumo: prontuário digital bem usado vira aliado. Mal usado, vira peso morto. E a diferença está nesses detalhes que a gente acabou de conversar.