Colegas, vamos falar de um assunto que parece simples, mas que pode virar um pesadelo se não for bem executado: a gestão de prontuários eletrônicos. Já vi muitos consultórios e clínicas cometendo erros básicos que, no fim, custam tempo, dinheiro e até exposição legal. Vamos direto ao ponto.
O maior mito que encontro por aí é acreditar que só porque migrou do papel para o digital, tudo magicamente se organiza. Na prática, um prontuário eletrônico mal estruturado é pior que um físico. Já vi casos de médicos que simplesmente escaneavam as anotações manuscritas e jogavam no sistema sem nenhuma padronização. Resultado? Quando precisavam de uma informação específica, era mais rápido revirar os arquivos físicos do que buscar no sistema.
O ClínicaWork, por exemplo, tem um esquema de tags e campos estruturados que obriga (no bom sentido) a organização. Mas de nada adianta se você não aproveita esses recursos. A dica aqui é simples: defina um padrão para:
Sem isso, você só trocou a bagunça de lugar.
Isso aqui me dá arrepios. Quantos de nós já viram colegas usando senhas do tipo "1234" ou "senha"? Pior: compartilhando credenciais entre a equipe como se fosse algo trivial. Na era da LGPD, isso é pedir para ter problemas.
Alguns pontos críticos que vejo com frequência:
O ClínicaWork tem recursos robustos de segurança, mas eles só funcionam se forem usados corretamente. Uma dica prática: reserve uma hora por mês para revisar as permissões de acesso da sua equipe. Quem realmente precisa ter acesso a quais dados? Revise.
Colega, se você está digitando tudo no prontuário eletrônico mas no final do mês não consegue extrair nenhuma informação útil dali, está perdendo uma oportunidade enorme. Um bom sistema como o ClínicaWork permite gerar relatórios poderosos:
Já ajudei um colega a identificar, através desses relatórios, que 30% das suas consultas de retorno poderiam ser substituídas por telemedicina. Liberou agenda, melhorou o fluxo e aumentou a satisfação dos pacientes. Tudo isso estava nos dados que ele já coletava, mas não analisava.
De nada adianta investir em um sistema robusto se a recepcionista não sabe marcar uma consulta corretamente, se o enfermeiro não registra os sinais vitais no lugar certo ou se os médicos criam atalhos que comprometem a integridade dos dados.
Vejo muitos lugares cometendo esses erros:
Uma estratégia que funciona: marque um treinamento rápido (15-20 minutos) uma vez por mês para abordar um recurso específico do sistema. No ClínicaWork, por exemplo, tem funcionalidades como agendamento inteligente ou prescrição padronizada que muitos nem sabem que existem.
Esse aqui é clássico. O prontuário vira uma ilha de informação, enquanto os exames ficam em outro sistema, a agenda em outro, e as prescrições em outro ainda. O resultado? Perda de tempo (e paciência) ficando logando em vários lugares diferentes.
O ideal é buscar sistemas como o ClínicaWork que oferecem integração nativa com:
Já implementei em uma clínica onde os laudos de exames chegavam automaticamente no prontuário do paciente. Antes, a secretaria gastava em média 7 minutos por paciente só para anexar esses documentos. Multiplica isso por 30 pacientes/dia...
Não fazer backups. Sério, não espere perder todos os dados do último ano para aprender essa lição. Automatize isso, teste a recuperação periodicamente e, por favor, não deixe o backup na mesma sala do servidor principal.
Em resumo: prontuário eletrônico é ferramenta poderosa, mas como qualquer instrumento médico, exige técnica e boas práticas para funcionar a nosso favor. O que mais você tem visto por aí que mereceria entrar nessa lista?
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