Os 3 Erros Mais Comuns de Médicos na Gestão de Prontuários Eletrônicos

Colegas, vamos falar de um assunto que parece óbvio, mas que ainda causa muita dor de cabeça no dia a dia: a gestão dos prontuários eletrônicos. A gente sabe que a tecnologia veio para facilitar, mas, se mal utilizada, pode transformar um recurso poderoso em um pesadelo burocrático. E o pior? Muitos médicos nem percebem onde estão errando.

1. Subestimar a Importância da Padronização

Esse aqui é clássico. A gente entra no consultório, abre o prontuário e começa a anotar do jeito que sempre fez no papel – livre, sem muita regra. O problema é que o prontuário eletrônico não é um bloco de notas. Ele é uma ferramenta de gestão clínica, jurídica e até financeira.

Sem padronização, você:

• Dificulta a busca de informações (tente achar aquele exame de 6 meses atrás quando cada anotação foi feita de um jeito)
• Aumenta o risco de erros de interpretação (o que você chamou de "HAS descontrolada" outro profissional pode ler como "HAS controlada")
• Perde eficiência na hora de gerar relatórios ou compartilhar dados

Um sistema como o ClínicaWork, por exemplo, oferece templates e campos obrigatórios justamente para evitar essa bagunça. Mas muitos médicos insistem em pular essas ferramentas, achando que "perdem tempo" preenchendo campos estruturados. Spoiler: perdem muito mais tempo depois, tentando decifrar as próprias anotações.

2. Negligenciar a Segurança dos Dados

Aqui a gente entra em um terreno perigoso. Muitos colegas tratam o prontuário eletrônico como se fosse um caderno – deixam a sessão aberta no computador, usam senhas fracas, compartilham acessos de qualquer jeito. E depois se surpreendem quando acontece um vazamento ou quando perdem informações importantes.

Alguns erros comuns:

• Usar a mesma senha para tudo (e anotar num post-it colado no monitor)
• Não configurar níveis de acesso diferentes para a equipe
• Esquecer de fazer backup regularmente
• Armazenar cópias locais sem criptografia

O pior é que muitos só se preocupam com isso depois de ter um problema. E aí já era – dados de pacientes vazados não têm como recolher. Sistemas como o ClínicaWork trazem ferramentas robustas de segurança, mas de nada adiantam se o médico não souber (ou não quiser) usá-las direito.

3. Usar o Prontuário Apenas Como Registro, Não Como Ferramenta Clínica

Esse talvez seja o erro mais sutil, mas com um dos maiores impactos na qualidade do atendimento. Muitos médicos migraram do papel para o digital sem mudar a mentalidade – continuam usando o prontuário apenas para registrar o que já foi feito, em vez de aproveitar todo o potencial da ferramenta.

Na prática, isso significa:

• Não usar lembretes para acompanhamento
• Ignorar alertas de interações medicamentosas
• Não integrar com exames e prescrições
• Deixar de lado ferramentas de análise de dados que poderiam ajudar no acompanhamento longitudinal

Um prontuário eletrônico bem usado deveria ser seu assistente pessoal, não apenas um arquivo digital. O ClínicaWork, por exemplo, permite configurar alertas para pacientes com determinadas condições, gerar gráficos de evolução de parâmetros clínicos e até sugerir protocolos baseados nas melhores evidências. Mas esses recursos só funcionam se o médico souber que existem e se dispor a usá-los.

O Pior Erro de Todos: Achar Que Isso Não é Com Você

O que mais vejo na prática são colegas que reconhecem esses problemas nos outros, mas acham que no seu caso está tudo sob controle. "Eu me organizo bem", "minhas anotações são claras", "nunca tive problemas". Até o dia em que tem.

Em resumo: prontuário eletrônico não é sobre tecnologia, é sobre prática clínica de qualidade. E como tudo na medicina, exige aprendizado constante, disciplina e humildade para reconhecer que sempre dá para melhorar.