Colega, se você ainda acha que gestão de clínica é só papelada, prontuário físico e planilha de Excel, preciso te contar uma coisa: você está perdendo tempo (e dinheiro) de um jeito que não faz mais sentido em 2024. A digitalização não é o futuro – é o presente. E quem não se adapta, fica pra trás.
Antes de entrar nos 5 passos, deixa eu te dar um contexto rápido. A medicina está passando pela maior transformação digital desde a invenção do estetoscópio. E não é exagero. Pacientes hoje esperam agendamento online, receita digital, lembrete por WhatsApp. E do nosso lado, a burocracia só aumenta – ANS, planos de saúde, auditorias...
Sem um fluxo digital, você gasta horas com:
Aqui é onde a maioria erra. Querem pular direto para comprar um sistema sem entender o que precisam. Pegue um papel e desenhe (literalmente) como funciona hoje:
Não precisa ser bonito. Meu primeiro mapa foi um rabisco no guardanapo do café. O importante é visualizar onde estão os gargalos. No meu caso, descobri que perdíamos 15 minutos por consulta só procurando exames antigos.
Aqui vem o pulo do gato. Não adianta pegar um sistema genérico ou aquele que o amigo indicou. Tem que resolver SEUS problemas. Por exemplo, o ClínicaWork tem um módulo específico para controle de estoque de medicamentos – se você faz aplicações, isso é ouro.
Pontos cruciais para avaliar:
Dica suja: marque uma demonstração e peça para ver exatamente como funciona o seu fluxo mais problemático. Se o vendedor enrolar, caia fora.
Agora vamos à prática. Veja como ficou meu fluxo depois da digitalização:
O pulo aqui é eliminar repetição de trabalho. Se você digitou uma informação uma vez, ela deve ser reaproveitada em todas as etapas seguintes.
Aqui está o segredo que ninguém conta: a resistência da equipe pode afundar o projeto. Já vi clínica gastar rios de dinheiro em sistema que virou peso de papel porque ninguém usava direito.
Minha estratégia:
Lembre-se: para sua recepcionista que trabalha 20 anos no papel, mudar é assustador. Paciência e incentivos funcionam melhor que pressão.
Digitalizar não é projeto de uma vez só. É processo contínuo. Depois de implementar:
No meu caso, depois do básico, implementamos integração com laboratório. Quando o exame fica pronto, cai direto no prontuário do paciente. Nunca mais ouvi "doutor, meu exame sumiu".
Depois de ajudar dezenas de colegas nessa migração, vi alguns tropeços comuns:
Em resumo: digitalizar não é sobre tecnologia, é sobre melhorar seu trabalho e a experiência do paciente. Comece pequeno, mas comece hoje. Amanhã já está tarde.