Colegas, vamos falar de um assunto que todo mundo sabe que é importante, mas que muita gente deixa de lado até a conta no banco começar a chiar: fluxo de caixa. Não adianta ter consultório cheio se no fim do mês você não consegue pagar os fornecedores ou, pior, seu próprio pró-labore. E o pior é que muitos médicos ainda insistem em anotar tudo no caderninho ou confiar só na memória – e depois se perguntam por que o caixa não fecha.
Antes de falar das ferramentas, vamos entender o básico. Fluxo de caixa não é só saber quanto entrou e saiu. É prever, planejar e evitar sustos. Na clínica, temos particularidades que ferramentas genéricas não captam:
O erro mais comum que vejo? Médicos focam só no faturamento bruto e esquecem que o que importa é o líquido – depois de impostos, taxas, repasses e custos operacionais. Outro pecado capital é não separar as finanças pessoais das da clínica. Isso aqui é negócio, gente.
Agora vamos ao que interessa. Existem sim opções gratuitas que podem ajudar, mas com ressalvas importantes:
O clássico. Muitos resistem, mas uma planilha bem feita ainda é melhor que nada. O Google Sheets tem a vantagem de ser online e colaborativo – seu contador pode acessar, por exemplo. Dá para criar:
O problema? Exige disciplina para atualizar e conhecimento para montar fórmulas mais complexas. Se você for do tipo que já perdeu a planilha três vezes no computador, melhor pular para outra opção.
Sim, o ClínicaWork tem uma versão gratuita que inclui módulo financeiro básico. Ele é limitado em número de lançamentos, mas para uma clínica pequena pode ser suficiente. A vantagem é que já vem com:
Se sua clínica já usa o sistema para agendamento, vale testar antes de partir para ferramentas mais complexas.
Esse é um concorrente estrangeiro de sistemas financeiros, totalmente gratuito (se ganha com anúncios e serviços premium). Tem:
Cuidado com a questão dos impostos, já que o sistema não é adaptado para nossa realidade tributária. Mas para o básico do dia a dia, funciona.
Tão importante quanto saber o que usar é saber o que evitar:
Apps de finanças pessoais: Não servem para negócios. Misturar seu cartão de crédito pessoal com despesas da clínica é pedir para se perder.
Sistemas muito complexos: Se você não tem contador em tempo integral, um ERP completo vai mais atrapalhar que ajudar. Deixe para quando a clínica crescer.
Papel e caneta: Sério, em 2024 ainda tem colega fazendo isso. Além do risco de perder, você nunca vai ter visão analítica.
Ferramenta é só meio, não fim. Algumas práticas fazem diferença:
Separe um horário semanal só para finanças. Pode ser 30 minutos na segunda-feira para revisar o que entrou e saiu na semana anterior.
Classifique suas despesas. Saber que 30% da receita vai para aluguel ajuda a tomar decisões.
Tenha uma reserva. Clínica não é salário de funcionário público – tem mês ruim. O ideal é guardar pelo menos 3 meses de custos fixos.
Negocie prazos. Se seus convênios pagam em 60 dias, tente estender o pagamento de fornecedores para 30 ou 45 dias.
As ferramentas gratuitas têm limite. Considere migrar para uma versão paga quando:
O ClínicaWork, por exemplo, na versão paga oferece conciliação bancária automática, geração de DRE e controle de investimentos da clínica.
Em resumo: comece com o gratuito, mas não tenha medo de investir em ferramentas melhores quando o negócio crescer. Fluxo de caixa bem controlado é o que separa clínicas sustentáveis daquelas que vivem no aperto.