Erros Comuns na Migração para Prontuário Eletrônico e Como Evitá-los

Por que a migração dá errado (e ninguém fala disso)

Colega, já vi inúmeros consultórios e clínicas queimarem dinheiro, tempo e paciência na transição para o prontuário eletrônico. O problema nunca é a tecnologia em si, mas como a gente aborda o processo. Vou te contar os erros que mais vejo na prática e como contorná-los sem dor de cabeça.

1. Achar que é só "transferir dados"

O maior equívoco? Tratar a migração como um simples copiar e colar de informações. Prontuário eletrônico não é um arquivo morto digitalizado - é uma mudança estrutural na forma como você pratica medicina. Já atendi casos onde o médico migrou 10 anos de fichas de papel para um sistema como o ClínicaWork e continuou usando como se fosse um bloco de anotações, perdendo 90% da funcionalidade.

O correto:

• Antes de migrar, entenda quais dados são realmente relevantes para o novo fluxo
• Não transfira tudo - aproveite para fazer uma "limpeza" de registros obsoletos
• Defina quais informações serão úteis para análises futuras (estatísticas, pesquisas)

2. Não preparar a equipe (e a si mesmo)

Não adianta ter o melhor sistema se ninguém souber usar. Vi uma clínica gastar R$ 50 mil em implantação e depois os médicos voltarem para o papel porque "não tinham tempo pra aprender". Ridículo, mas comum.

Como evitar:

• Reserve pelo menos 2 semanas de treinamento PRÁTICO antes da migração
• Escolha um "embaixador" em cada setor para tirar dúvidas
• Comece com pacientes fictícios até pegar o jeito

Os 3 pecados capitais da migração

1. Não testar o sistema na sua realidade

Implementar um prontuário eletrônico sem adaptação é como comprar um terno sob medida e não fazer ajustes. O ClínicaWork, por exemplo, permite personalizar fluxos, mas vejo muitos colegas usando configurações padrão que não refletem sua prática.

Faça isso:

1. Mapeie seus processos atuais (como você realmente trabalha, não como deveria)
2. Identifique quais funcionalidades serão essenciais no dia a dia
3. Teste com casos reais antes de migrar tudo

2. Ignorar a integração com outros sistemas

Seu prontuário não vive isolado. Precisa conversar com:

• Sistema de agendamento
• Financeiro
• Laboratórios
• Imaging

Já vi clínica ter que digitar tudo duas vezes porque o prontuário não integrava com o agendador. Perda de tempo absurda.

3. Não planejar o backup e segurança

Migrar para digital sem pensar em proteção de dados é negligência médica. Você sabia que:

• O backup precisa ser automático e em local externo
• Deve testar a recuperação de dados periodicamente
• Precisa definir níveis de acesso para cada membro da equipe

Como fazer certo (sem estresse)

Depois de ver tantos erros, vou te passar o passo a passo que realmente funciona na prática:

Fase 1 - Pré-migração

Essa etapa é crucial e onde a maioria erra. Dedique pelo menos 1 mês para:

• Documentar todos seus processos atuais
• Definir quais dados serão migrados
• Treinar a equipe com casos fictícios
• Configurar o sistema conforme seu fluxo (não o contrário!)

Fase 2 - Migração piloto

Não migre tudo de uma vez. Comece com:

1. Um grupo pequeno de pacientes (sugiro 20% do total)
2. Apenas alguns profissionais usando no início
3. Período de 2 semanas para ajustes

Fase 3 - Migração completa

Só depois que o piloto estiver rodando bem:

• Migre os pacientes restantes em lotes
• Monitore diariamente os primeiros 15 dias
• Tenha um plano B para eventuais problemas

Lições que aprendi na prática

Depois de ajudar dezenas de clínicas nesse processo, algumas lições ficaram claras:

1. Velhos hábitos morrem difícil - Mesmo com sistema novo, a equipe vai tentar voltar para o papel nos primeiros problemas. Seja firme.

2. Não existe sistema perfeito - O ClínicaWork é excelente, mas você vai precisar adaptar alguns processos. Flexibilidade é chave.

3. O retorno vem depois - Nos primeiros meses você vai sentir que piorou sua produtividade. É normal. Depois de 3-6 meses vem o ganho real.

4. Dados são o novo prontuário - Um bom sistema te permite extrair informações valiosas para gestão e pesquisa. Aproveite isso.

Em resumo

Migrar para prontuário eletrônico é projeto estratégico, não tarefa técnica. Exige mudança cultural, planejamento detalhado e paciência. Os erros mais comuns são evitáveis quando você:

• Entende que está mudando processos, não só suporte
• Investe tempo em treinamento e adaptação
• Faz migração gradual com testes reais
• Garante integração com outros sistemas

Se fizer direito, em 6 meses você nem vai lembrar como trabalhava no papel. Mas se errar no processo, pode acabar com um sistema caro que ninguém usa. A escolha é sua, colega.