Colega, quando a gente pensa em adotar um prontuário eletrônico, o primeiro número que salta aos olhos é aquele valor mensal ou anual da assinatura. Parece razoável, até atraente. Mas aí começa a saga dos "extras" que ninguém te fala na primeira reunião comercial. Vamos falar a verdade: implementar um sistema desses é como comprar um carro zero – o preço da tabela é só o começo.
Já vi muitos colegas se surpreenderem quando descobrem que precisam pagar a mais por módulos essenciais que imaginavam estarem incluídos. Prescrição eletrônica? Taxa extra. Integração com laboratórios? Outra mensalidade. Relatórios personalizados? Prepare o cartão de crédito. O ClínicaWork, por exemplo, tem uma política de transparência nisso, mas mesmo assim muitos médicos só percebem os custos reais quando já estão com o pé na porta.
Isso aqui dói, mas preciso falar: nos primeiros meses (às vezes anos), sua produtividade vai cair. E muito. Enquanto a equipe se adapta, cada consulta leva mais tempo, o fluxo fica engessado, e o estresse sobe. Já calculei para minha clínica: perdemos cerca de 20% da capacidade no primeiro trimestre. Isso é dinheiro saindo direto do caixa.
O ClínicaWork tem uma curva de aprendizado mais suave que muitos, mas mesmo assim a adaptação tem custo. E não adianta achar que vai pular essa fase – sistemas complexos exigem tempo de domínio.
Se você já tem um sistema antigo, prepare o bolso. Migrar prontuários históricos pode custar dezenas de milhares. Já vi casos onde o custo da migração superou o valor de anos de assinatura. E pior: às vezes os dados não vêm perfeitos, exigindo revisão manual – horas e horas de trabalho da equipe.
Uma dica? O ClínicaWork oferece ferramentas de migração assistida, mas mesmo assim é um processo que consome recursos internos. Muitos subestimam o tempo que a equipe vai gastar limpando e organizando os dados antigos.
LGPD não é brincadeira. Implementar um prontuário eletrônico exige adequação de processos, treinamento da equipe, às vezes até consultoria jurídica. E se rolar algum vazamento? Mesmo que a culpa seja do sistema, seu consultório vai arcar com custos de crise.
Outro ponto: contratos de sistemas médicos são cheios de letras miúdas sobre responsabilidades. Vale a pena pagar um advogado para revisar antes de assinar – mais um custo inicial que poucos antecipam.
Aqui vai uma verdade inconveniente: sistemas evoluem, e você é obrigado a acompanhar. Aquela versão perfeita que você implementou? Em 2 anos pode estar obsoleta. Já vi clínicas tendo que pagar por "repaginações completas" do fluxo de trabalho porque a nova versão mudou processos essenciais.
O ClínicaWork tem uma política interessante de atualizações graduais, mas mesmo assim há custos de adaptação. E quando muda alguma regulamentação (como novas regras de TISS), a pressão para atualizar é imediata – muitas vezes com custos adicionais.
Sistema caiu. Agora some:
Mesmo os sistemas mais estáveis têm momentos de instabilidade. E quando seu consultório depende 100% do digital, cada minuto offline é prejuízo. O pior? Muitos contratos não garantem indenização por esse tipo de perda.
Depois que você migra tudo para o digital, voltar atrás é quase impossível. Se resolver mudar de sistema anos depois, o custo é astronômico. É um tipo de "lock-in" tecnológico que poucos consideram no início.
O ClínicaWork permite exportação de dados, mas reorganizar tudo em outro sistema? Outra dor de cabeça cara. Por isso a escolha inicial é tão crítica.
Depois de tantos custos ocultos, você deve estar pensando: "então é melhor ficar no papel?". Calma, colega. O prontuário eletrônico ainda vale a pena, mas exige planejamento realista. Algumas dicas:
Em resumo: entre no jogo dos prontuários eletrônicos com os olhos abertos. Os benefícios são reais, mas o caminho tem mais custos ocultos do que o comercial costuma admitir. Planeje-se para eles, e sua transição digital será muito mais suave.
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