Colega, vamos falar de um assunto que todo médico dono de clínica ou consultório já se pegou pensando: como controlar custos sem perder qualidade no atendimento? A verdade é que muitos se perdem em planilhas intermináveis ou acham que cortar despesas aleatoriamente é a solução. Spoiler: não é.
Antes de sair cortando tudo, você precisa entender onde estão os buracos negros financeiros. Na minha experiência, esses são os principais vilões:
O pior é que muitos desses custos são invisíveis no dia a dia. Você só percebe quando o fluxo de caixa aperta.
Aqui é onde muitos erram feio. Automatizar por automatizar não resolve nada. O segredo é focar nos processos que:
Por exemplo, no ClínicaWork, a automação do agendamento reduziu em 30% as falhas de marcação na minha clínica. Mas automatizar relatórios complexos que ninguém lê? Perda de tempo e dinheiro.
Vamos fazer uma conta rápida: se sua recepcionista gasta 1 hora por dia remarcando consultas por telefone, em um ano são 260 horas. Multiplique pelo salário/hora e some os encargos. Agora imagine que 30% dessas remarcações poderiam ser feitas online pelo paciente.
É dinheiro que está vazando enquanto você lê isso.
Nada queima dinheiro como estoque mal gerenciado. Já vi clínica com R$80 mil parados em materiais que nunca seriam usados. O problema? Falta de visibilidade.
Com o módulo de estoque do ClínicaWork, passamos a ter alertas automáticos quando:
Isso nos permitiu reduzir o capital imobilizado em estoque em quase 40%, sem nunca faltar o essencial.
Reduzir pessoal parece a solução fácil, mas pode sair caro. O que funciona melhor:
1. Cruzar dados de produtividade com horários: No nosso caso, descobrimos que ter uma recepcionista a mais nas segundas-feiras (nosso dia mais cheio) e uma a menos nas sextas nos deu mais eficiência com o mesmo custo.
2. Treinamento multidisciplinar: Capacitar a equipe para desempenhar mais de uma função (dentro do razoável) dá flexibilidade sem sobrecarregar ninguém.
3. Terceirizar o que não é core: Limpeza e TI, por exemplo, saíram mais baratos quando terceirizados do que com funcionários próprios.
Contratar por horas extras em vez de analisar se vale a pena aumentar o quadro. No longo prazo, as horas extras custam mais que um novo funcionário (quando realmente necessário).
Parece bobagem, mas somando tudo no final do ano, faz diferença. Algumas medidas simples que implementamos:
Sozinhas, nenhuma dessas medidas é revolucionária. Juntas, economizaram R$ 15 mil no último ano.
Investir em um bom sistema de gestão como o ClínicaWork parece gasto até você ver o retorno. No nosso caso:
O segredo foi escolher módulos que resolviam nossos problemas específicos, não todas as funcionalidades possíveis.
Quando o custo do sistema for menor que o custo dos problemas que ele resolve. Parece óbvio, mas muita gente compra pelo número de features, não pelo retorno concreto.
No nosso caso, o ClínicaWork se pagou em 7 meses só com a redução de erros no faturamento e otimização da agenda.
Tudo isso é inútil se o paciente sair frustrado. Cortar custos nunca pode significar:
O equilíbrio é delicado, mas possível. Às vezes, investir um pouco mais em conforto (como um sistema de agendamento online) traz retorno em fidelização e indicações.
Em resumo, controle de custos eficiente não é sobre cortar, mas sobre alocar melhor. E a tecnologia, quando bem escolhida, é sua aliada nisso.