Colega, se você está pensando em trocar de software médico, já deve ter ouvido histórias de terror: perda de dados, meses de adaptação, equipe revoltada... A verdade é que a maioria dos problemas acontece por falta de planejamento. Não é sobre a ferramenta em si, mas sobre como você gerencia a transição.
Já vi casos de clínicas que perderam meses de faturamento porque migraram na pressa. Outras que tiveram que manter dois sistemas paralelos por quase um ano. Mas também acompanhei transições tão suaves que a equipe nem sentiu diferença - exceto pela melhora nos processos.
Antes de qualquer coisa, faça um levantamento honesto:
Um erro comum é migrar achando que precisa de tudo, quando na realidade 80% do seu dia a dia usa apenas 20% das funcionalidades. O ClínicaWork, por exemplo, tem módulos avançados de telemedicina, mas se você não atende remotamente, isso não deve pesar na decisão.
Aqui está o segredo: não confie em exportações genéricas. Exija:
Já ajudei uma clínica que quase faliu porque migrou sem conferir os dados de convênios. Os valores estavam corrompidos na transferência e levaram 3 meses para identificar o erro.
Por mais tentador que seja cortar o sistema antigo imediatamente, resista. O ideal é:
Sim, dá trabalho. Mas é melhor que descobrir depois que metade dos seus prontuários sumiu na migração.
Mesmo que o novo sistema seja intuitivo (como o ClínicaWork), sua equipe vai estranhar. E médicos costumam ser os piores alunos - eu incluso.
O que funciona:
Vi um colega marcar a migração para uma segunda-feira porque "a equipe estaria descansada". Resultado: 3 dias de caos total. O ideal é programar para períodos de baixo movimento, como final de ano.
Testar com pacientes fictícios é inútil. Use casos reais (com dados anonimizados) para simular consultas, agendamentos e faturamento.
Mesmo sistemas bem projetados como o ClínicaWork exigem ajustes. Garanta que terá suporte dedicado nas primeiras semanas.
Se você está enfrentando:
... pode ser hora de mudar. Sistemas modernos resolvem problemas que nem sabíamos que tínhamos há 5 anos.
Migrar para um sistema baseado em nuvem (como o ClínicaWork) elimina vários pontos de falha:
Mas exige atenção redobrada com:
Muitos colegas adiam a migração pelo custo, mas não calculam:
Em resumo: migrar dá trabalho, mas ficar parado pode custar mais. O segredo está no planejamento meticuloso e na escolha de uma ferramenta que cresça com sua clínica.
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