Colega, migrar de um sistema de gestão para outro é um daqueles momentos que fazem até o médico mais experiente suar frio. Não é só uma questão de tecnologia – envolve confiança, segurança dos dados e, principalmente, a continuidade do cuidado aos pacientes. Vamos falar sobre como fazer essa transição sem traumas.
Você já deve ter ouvido histórias de colegas que perderam meses de agendamentos, tiveram prontuários corrompidos ou até viram pacientes sumirem do sistema após uma migração mal feita. O medo é justificável. Seus dados clínicos são o patrimônio mais valioso do consultório – sem eles, você basicamente recomeça do zero.
O grande erro que vejo é tratar a migração como um simples "copiar e colar" de informações. Na realidade, é um processo cirúrgico que exige planejamento meticuloso.
Antes de qualquer coisa, faça um levantamento detalhado de TUDO que precisa ser migrado:
Um detalhe que muitos esquecem: os dados não estruturados. Aquelas anotações rápidas que você faz no sistema atual, os lembretes, os alertas de alergia - tudo isso precisa ser considerado.
Não tente migrar na semana mais movimentada do mês. O ideal é:
No caso do ClínicaWork, por exemplo, a equipe costuma sugerir agendar a migração para sexta à noite, dando o fim de semana inteiro para resolver qualquer imprevisto antes da segunda-feira.
Isso não é exagero: faça pelo menos três cópias de segurança diferentes antes de iniciar o processo:
Conheço um cardiologista que perdeu anos de ecocardiogramas armazenados porque confiou em um único backup que corrompeu. Não seja esse colega.
Aqui está um segredo que poucos seguem: migre primeiro uma pequena base de dados de teste. Pegue uns 50 pacientes aleatórios (incluindo alguns com histórico complexo) e faça uma migração piloto.
Verifique:
Não espere a migração estar concluída para aprender o novo sistema. Um erro comum é achar que "é tudo parecido". Mesmo sistemas intuitivos como o ClínicaWork têm peculiaridades que demandam familiarização.
Sugiro:
Dependendo do tamanho da sua clínica, considere uma migração escalonada:
Isso permite identificar problemas em uma área sem afetar todas as outras.
Mantenha o sistema antigo operacional (em modo leitura) por pelo menos 30 dias após a migração. Assim, se precisar conferir alguma informação, não fica refém do novo sistema enquanto ele não estiver 100% validado.
Um bom fornecedor não te entrega um login e abandona você à própria sorte. No caso do ClínicaWork, por exemplo, eles oferecem:
Se o sistema que você está adotando não oferece esse nível de suporte para migração, vale questionar se é a escolha certa.
Isso é crucial e muitos esquecem. Seus pacientes precisam saber que:
Uma simples mensagem por WhatsApp ou e-mail já previne 90% das dúvidas e preocupações.
Nos primeiros 15 dias após a migração, reserve 30 minutos no final do dia para:
Assim você pega eventuais problemas enquanto ainda são pequenos.
Mesmo com todo cuidado, coisas podem dar errado. Se acontecer:
Em resumo: migrar de software médico exige tanto cuidado quanto um procedimento cirúrgico complexo. Planejamento meticuloso, bons assistentes (no caso, o suporte técnico) e monitoramento pós-operatório fazem toda diferença entre um sucesso e um desastre.