Colega, se você está pensando em migrar para o prontuário eletrônico ou já usa um mas quer garantir conformidade com a LGPD, preciso te dizer: não é tão simples quanto parece, mas também não é um bicho de sete cabeças. Vamos conversar sobre isso sem juridiquês desnecessário.
A Lei Geral de Proteção de Dados não foi escrita pensando especificamente em saúde, mas os dados de saúde são considerados "sensíveis" e têm proteção especial. Na prática, isso significa que você precisa:
O grande desafio é que um prontuário eletrônico convencional não nasce pronto para atender a tudo isso. É preciso configurar, adaptar processos e, principalmente, mudar a mentalidade da equipe.
Antes de qualquer coisa, você precisa saber exatamente quais dados estão sendo coletados, onde ficam armazenados e quem tem acesso. Parece óbvio, mas a maioria das clínicas não tem isso documentado. Um sistema como o ClínicaWork pode ajudar nesse mapeamento, mas a responsabilidade final é sua.
Faça um inventário: anamnese, exames, receitas, evoluções - tudo precisa estar catalogado. E atenção para dados "ocultos": logs de acesso, backups, cópias temporárias.
Aqui é onde muitos sistemas pecam. Não basta ter login e senha. Você precisa definir níveis de acesso diferentes para médicos, enfermeiros, recepcionistas. Um exemplo prático: a recepcionista não deveria ter acesso ao conteúdo completo das consultas, apenas aos dados necessários para agendamento.
No ClínicaWork, por exemplo, você pode configurar perfis de acesso detalhados, mas precisa dedicar tempo para pensar nisso. Não adianta dar acesso total a todo mundo "por praticidade".
Você precisa conseguir rastrear quem acessou o que e quando. Isso é crucial não só para conformidade, mas para sua própria segurança em caso de auditorias ou questionamentos. Um bom sistema mantém esses logs automaticamente, mas você precisa verificar periodicamente.
Dica prática: estabeleça um protocolo para revisar os logs de acesso pelo menos mensalmente, especialmente para prontuários de pacientes famosos ou casos sensíveis.
A LGPD fala em eliminar dados quando não forem mais necessários, mas sabemos que prontuários médicos têm prazos de guarda específicos pelo CRM. Você precisa definir e documentar:
Isso varia conforme sua especialidade. Um ortopedista pode ter regras diferentes de um psiquiatra, por exemplo.
Por melhor que seja seu sistema, vazamentos podem acontecer. Você precisa ter um plano escrito sobre o que fazer se:
Isso não precisa ser complexo, mas precisa existir. Na dúvida, consulte seu advogado para um modelo básico.
Um sistema como o ClínicaWork já vem com várias funcionalidades prontas para LGPD, mas nenhum software é mágico. Você ainda precisa:
Alguns recursos que fazem diferença na prática:
Se sua clínica é pequena, provavelmente você mesmo será o responsável. Mas mesmo assim, documente isso formalmente. O importante é:
Em clínicas maiores, vale considerar contratar um DPO externo. Mas atenção: isso não te isenta de responsabilidade. Você ainda precisa supervisionar.
Implementar o prontuário eletrônico pensando apenas na praticidade clínica e esquecer da governança de dados. Não adianta ter o melhor sistema se:
Isso é tão importante quanto a qualidade do software em si. Pense nisso como parte do seu dever ético com os pacientes.
Se você ainda usa papel, minha sugestão é:
E nunca, jamais, descarte os prontuários em papel sem um protocolo seguro de digitalização e destruição documentada.
Sim, vai demandar tempo e dinheiro. Mas considere:
Em resumo, implementar prontuário eletrônico em conformidade com a LGPD não é opcional - é parte essencial da medicina moderna. Comece pelo básico, documente tudo e evolua gradualmente. Se precisar de ajuda técnica, procure profissionais especializados em saúde digital, não apenas em TI genérica.