Escolhendo um prontuário eletrônico seguro: o que nós, médicos, precisamos avaliar

Colega, se você está pensando em migrar para um prontuário eletrônico ou trocar o sistema atual, sabe que a decisão não é simples. Não é só sobre tecnologia – é sobre segurança dos dados dos pacientes, eficiência no fluxo de trabalho e, claro, conformidade com a LGPD e outras regulamentações. Vamos falar sobre o que realmente importa na hora de escolher.

Segurança em primeiro lugar: não dá para negociar isso

Um prontuário eletrônico seguro não é um luxo, é obrigação. E quando digo seguro, não é só senha básica e backup meia-boca. Tem que ter:

• Criptografia de ponta a ponta: os dados dos pacientes devem estar protegidos tanto em trânsito quanto armazenados. Se o sistema não usar pelo menos AES-256, esquece.
• Autenticação em dois fatores (2FA): isso deveria ser padrão hoje em dia. Se um funcionário perder a senha, não pode ser porta aberta para vazamento.
• Registro de acesso detalhado: você precisa saber quem acessou o que e quando. Em caso de auditoria ou investigação, isso é crucial.

Um exemplo que faz direito? O ClínicaWork implementa assinatura digital com certificado ICP-Brasil, o que garante autenticidade e não repúdio dos registros. Isso é ouro em termos de validade jurídica.

Conformidade regulatória: não basta ser bom, tem que estar dentro da lei

Aqui no Brasil, a coisa é séria. Além da LGPD, temos resoluções do CFM, normas da ANS se você atende planos, e por aí vai. O sistema tem que:

• Garantir sigilo absoluto – nem pensar em compartilhar dados sem consentimento explícito.
• Permitir exportação em formatos padronizados (como XML estruturado) para não te prender no sistema.
• Ter mecanismos claros para atender solicitações de exclusão de dados, quando aplicável.

Um detalhe que muitos esquecem: o CFM exige que prontuários eletrônicos mantenham registro de alterações sem apagar o original (tipo um "rastro de migalhas"). Se o sistema não faz isso, você está em risco.

Usabilidade: se atrapalhar mais que ajudar, não serve

De nada adianta um sistema super seguro se for um pesadelo de usar. Na correria do dia a dia, você precisa de:

• Interface intuitiva – seus funcionários não podem perder 10 minutos pra marcar uma consulta.
• Atalhos inteligentes – quem digita laudo o dia todo não pode ficar clicando em 15 menus.
• Integração com outros sistemas – laboratórios, imagens, etc. Se ficar tudo isolado, vira bagunça.

O ClínicaWork, por exemplo, tem recurso de ditado por voz integrado, o que agiliza demais a criação de prontuários. Coisa que faz diferença real no consultório.

Suporte e atualizações: o sistema não pode ficar obsoleto

Colega, já vi muitos médicos comprarem sistemas que depois de 2 anos estavam abandonados pelos desenvolvedores. Pergunte sempre:

• Com que frequência saem atualizações?
• O suporte técnico é rápido e qualificado?
• Quando sair uma nova regulamentação, eles se adaptam rápido?

Isso é vital. Um sistema parado no tempo vira um risco de segurança e conformidade.

Customização: sua clínica não é igual à do colega

Cardiologia, pediatria, ortopedia – cada especialidade tem necessidades diferentes. O sistema tem que permitir:

• Criação de modelos específicos para suas cirurgias ou procedimentos.
• Campos customizados para os dados que você realmente usa.
• Fluxos de trabalho adaptáveis à sua rotina.

Um prontuário genérico que não se adapta vai te fazer perder tempo todo dia. O ClínicaWork, por exemplo, permite criar templates por especialidade, o que é um alívio pra quem tem clínica com múltiplas áreas.

Mobilidade: a medicina não acontece só no consultório

Hoje em dia, você precisa acessar prontuários:

• No celular, entre consultas.
• No tablet, na beira do leito.
• Em casa, pra revisar algum caso.

O sistema tem que funcionar bem em todos esses cenários, com a mesma segurança. E atenção: aplicativo nativo geralmente é mais seguro que versão web mobile.

Custo x benefício: o barato pode sair caro

Não caia na armadilha de escolher só pelo preço. Considere:

• Custo de implementação (tem treinamento incluso?).
• Custo de manutenção (atualizações são gratuitas?).
• Custo de oportunidade – um sistema ruim vai te fazer perder pacientes e tempo.

Em resumo: invista num sistema que realmente vai te ajudar a praticar medicina com menos burocracia e mais segurança. Se for pra economizar, que seja no papel que você não vai mais precisar imprimir.