Escolhendo um Prontuário Eletrônico que Respeite as Exigências do CFM

Colega, se tem uma coisa que a gente sabe é que escolher um sistema de prontuário eletrônico (PEP) não pode ser feito no achômetro. O CFM tem regras claras no Resolução nº 2.217/2018, e ignorá-las pode dar dor de cabeça – desde multas até problemas éticos. Vamos destrinchar o que realmente importa na hora de selecionar um sistema que não só facilite seu dia a dia, mas também te proteja juridicamente.

O que o CFM exige – e por que você deveria se importar

Primeiro, vamos ao básico: o prontuário não é só um arquivo médico, é um documento legal. O CFM estabelece que ele deve garantir:

• Integridade dos dados: Nada de alterações misteriosas depois do registro. Se corrigir, tem que deixar rastro (e justificativa).
• Segurança: Seus pacientes confiam em você – e o sistema tem que merecer essa confiança também. Vazamento de dados? Nem pensar.
• Disponibilidade: Imagina precisar de um laudo e o sistema tá "fora do ar"? O CFM exige acesso rápido quando necessário.
• Interoperabilidade: Se não conversar com outros sistemas (como o Conecte SUS), você vai ficar digitando tudo duas vezes. Perda de tempo pura.

E aqui vai um ponto que muitos ignoram: o CFM proíbe sistemas que limitem seu acesso aos próprios dados do paciente se você deixar de usar a plataforma. Ou seja, cuidado com armadilhas contratuais.

Na prática: o que avaliar antes de assinar qualquer coisa

1. Certificação SBIS/CFM

Isso aqui é o básico do básico. Um sistema sem certificação do CFM e da Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS) é como receitar remédio sem registro na Anvisa – pode até funcionar, mas o risco é seu. O ClínicaWork, por exemplo, tem essa certificação, o que já resolve metade dos problemas.

2. Backup e recuperação de dados

Pergunte como são feitos os backups (diários? em nuvem?), onde ficam armazenados (servidor no Brasil é obrigatório pela LGPD) e como você recupera tudo se precisar. Histórias de médicos que perderam anos de prontuários por falha no sistema não são lendas urbanas.

3. Assinatura digital válida

Não adianta ter um sistema lindo se sua assinatura não tem validade jurídica. O ideal é que o PEP já integre certificado digital ICP-Brasil ou, no mínimo, assinatura eletrônica qualificada. Sem isso, seu prontuário pode não valer nada numa ação judicial.

4. Personalização vs. Rigidez

Aqui tem um equilíbrio delicado: o sistema precisa ser flexível o suficiente para sua especialidade (um dermatologista precisa de coisas diferentes de um ortopedista), mas sem fugir dos padrões do CFM. Sistemas muito engessados vão te fazer gastar horas com workarounds.

Dica prática: peça para cadastrar um paciente fictício e veja como fica o prontuário. Consegue incluir tudo o que você normalmente anotaria à mão? As telas são intuitivas ou parece que você precisa de um curso de 40 horas para fazer uma anamnese?

Funcionalidades que fazem a diferença no dia a dia

Além do óbvio (cadastro de pacientes, agenda, prescrição), tem features que podem te poupar horas semanais:

• Integração com TISS: Se você atende convênios, gerar guias automaticamente é um divisor de águas.
• Alertas clínicos: Alergias, interações medicamentosas – o sistema deve te avisar, não o contrário.
• Laudos personalizáveis: Criar templates para exames frequentes na sua especialidade corta 80% do tempo.
• Mobile real: Não adianta ter "versão mobile" que só mostra a agenda. Você precisa acessar prontuários completos no celular quando estiver no plantão.

Cuidado com os "extras" que podem virar problemas

Muitos sistemas oferecem módulos adicionais como:

• Telemedicina integrada: Parece ótimo, mas verifique se atende à Resolução CFM nº 2.314/2022.
• Lembretes automáticos para pacientes: Útil, mas exige cuidado com a LGPD (o paciente pode optar por não receber).
• Análise de dados: Se prometem "IA para diagnóstico", corra. Nenhum sistema substitui seu julgamento clínico.

O preço não pode ser o único critério

É tentador escolher o sistema mais barato, mas considere:

• Quanto tempo você perderá com um sistema ruim? (Se economizar R$200/mês mas gastar 5h extras trabalhando, saiu no prejuízo).
• Quanto custaria migrar todos os dados depois se você se arrepender?
• O plano "básico" inclui tudo o que o CFM exige ou você vai precisar pagar extras essenciais?

Um sistema como o ClínicaWork pode parecer mais caro à primeira vista, mas quando você calcula o tempo economizado e a segurança jurídica, muitas vezes vale o investimento.

Teste antes de comprar

Não acredite em demonstrações prontas. Peça:

1. Um período de teste gratuito (no mínimo 15 dias)
2. Acesso à versão completa, não uma demo limitada
3. Treinamento durante o teste para realmente entender o sistema

E teste com casos reais: cadastre seus pacientes mais complexos, tente gerar os relatórios que você mais usa, simule uma urgência.

Suporte técnico: quando você mais precisa, ele some?

Perguntas-chave para o fornecedor:

• O suporte é 24/7 ou só em horário comercial? (E quando seu sistema cai num domingo à noite?)
• Tem canal direto com desenvolvedores ou só com atendentes genéricos?
• Quantas horas de indisponibilidade o sistema teve nos últimos 6 meses?

Em resumo: um bom PEP deve ser como um estetoscópio – uma extensão confiável do seu trabalho, não um obstáculo. O CFM dá as diretrizes, mas no final, quem responde pelo prontuário é você, então escolha com critério.