Como Escolher um Prontuário Eletrônico sem Dor de Cabeça

Colega, se você está lendo isso, provavelmente já percebeu que o prontuário eletrônico não é mais uma opção – é uma necessidade. Mas escolher o sistema certo pode ser um verdadeiro parto. E não, não estou exagerando. Já vi médicos excelentes perderem meses (e pacientes) tentando se adaptar a sistemas que mais atrapalham do que ajudam.

O que realmente importa em um prontuário eletrônico

Antes de sair assinando qualquer contrato, vamos falar do básico que todo médico precisa considerar:

• Usabilidade: Se você precisa de um tutorial de 3 horas para marcar uma consulta, esquece. O sistema tem que ser intuitivo como um bom aplicativo de celular.
• Personalização: Sua especialidade é única. O sistema precisa se adaptar a você, não o contrário.
• Integração: Precisa conversar com exames, receituário, agenda... Se ficar pedindo para você digitar a mesma informação 5 vezes, já era.
• Segurança: Isso aqui é Brasil, meu amigo. Se o sistema não tiver criptografia de ponta a ponta e backup automático, nem pense duas vezes.

Um exemplo que acerta nesses pontos é o ClínicaWork. Já usei em um projeto de pesquisa e a curva de aprendizado foi surpreendentemente rápida – coisa de dias, não semanas.

Os 3 pecados capitais na hora de escolher

Deixa eu te contar os erros que vejo colegas cometendo repetidamente:

1. Achar que o mais caro é o melhor: Conheço sistemas caríssimos que são verdadeiros Frankenstein digitais – cheios de funções inúteis que ninguém usa.
2. Não testar antes de comprar: Nunca, jamais, em hipótese alguma assine sem testar por pelo menos 15 dias. É como comprar um carro sem dirigir.
3. Ignorar a equipe: Se suas secretárias e enfermeiras não conseguirem usar, você vai virar o suporte técnico oficial da clínica.

Um caso real que vai te fazer pensar

Um colega cardiologista me contou que gastou uma fortuna em um sistema "top de linha". Resultado? Ele voltou para o papel depois de 2 meses porque perdia 20 minutos para preencher cada prontuário. O sistema tinha 15 campos obrigatórios para cada consulta, sendo que metade era irrelevante para cardiologia.

Moral da história: especialização importa. Um sistema como o ClínicaWork, por exemplo, permite que você desative campos inúteis e crie templates específicos para sua área.

Como avaliar na prática

Na faculdade a gente aprende anamnese, não a escolher software. Então vou te passar um roteiro prático:

1. Faça o teste do "dia ruim": Simule uma segunda-feira caótica com 20 pacientes atrasados e teste o sistema sob pressão. Se em 5 minutos você não conseguir achar a função básica, problema.

2. Cheque a mobilidade: Hoje em dia, se o sistema não tiver um app decente, é como ter um carro sem rodas. Teste no celular, no tablet, em diferentes sistemas operacionais.

3. Pergunte sobre atualizações: Quantas vezes por ano o sistema é atualizado? Você é obrigado a pagar por cada nova versão? Sistemas parados no tempo viram obsolescência programada.

4. Avalie o suporte: Ligue para o SAC em um sábado à noite. Se não atenderem, imagine quando você realmente precisar.

O mito da migração de dados

Muita gente me pergunta sobre transferir os dados antigos. Aqui vai a verdade nua e crua: na maioria dos casos, não vale o esforço. A menos que você tenha um banco de dados impecavelmente organizado (e quem tem?), gastar semanas tentando importar prontuários desestruturados geralmente custa mais que começar do zero.

O que recomendo: mantenha os antigos em arquivo e comece fresh com o novo sistema. Depois de 6 meses, você nem vai lembrar da vida antes dele.

O preço que você não vê

O valor da assinatura mensal é só a ponta do iceberg. Pergunte sobre:

• Custo de treinamento
• Taxas por usuário adicional
• Preço de módulos extras
• Multas por cancelamento

Um detalhe importante: sistemas baseados em nuvem, como o ClínicaWork, geralmente têm custos mais previsíveis que os locais (que exigem servidores, manutenção, etc.).

Um alerta sobre contratos

Leia o contrato com a mesma atenção que você lê um laudo de biópsia. Fique especialmente atento a:

- Cláusulas de fidelidade (alguns prendem você por 3 anos!)
- Propriedade dos dados (sim, alguns sistemas tentam ficar com SEUS dados)
- Limites de armazenamento (nada pior que descobrir que precisa pagar extra por mais espaço)

O futuro chegou: funcionalidades que valem a pena

Alguns recursos que eram "futurismo" há 5 anos hoje são essenciais:

Prescrição eletrônica: Não só pelas vias digitais, mas pela integração com bancos de dados de medicamentos que alertam para interações.

Telemedicina nativa: Depois da pandemia, isso deixou de ser opcional. O sistema precisa ter vídeo, chat e prontuário integrados.

Inteligência artificial assistiva: Não estou falando de robôs substituindo médicos, mas de pequenas ajudas - como sugerir CID's com base no texto livre ou alertar para exames pendentes.

O ClínicaWork, por exemplo, tem uma função interessante de reconhecimento de voz que transforma a anamnese em texto estruturado - testei e funciona surpreendentemente bem para o português médico (com nossos termos técnicos e abreviações).

Quando desistir do sistema

Por experiência própria: se depois de 3 meses você ainda:

- Prefere anotar no papel e depois digitar
- Sonha em jogar o computador pela janela
- Gasta mais tempo com o sistema do que com os pacientes

...está na hora de reconsiderar. A tecnologia deve servir à medicina, não o contrário.

Em resumo: teste exaustivamente, priorize usabilidade sobre firulas tecnológicas e não tenha medo de mudar se não estiver funcionando. Seu tempo (e sanidade mental) valem mais que qualquer contrato.