Colega, se você já passou pela experiência de implementar um sistema de gestão na sua clínica e acabou com mais problemas do que soluções, sabe exatamente do que estou falando. Escolher um ERP médico é uma decisão crítica – pode ser a diferença entre ter uma rotina organizada ou uma dor de cabeça sem fim. Vamos falar sobre o que realmente importa na hora de tomar essa decisão.
Não adianta pegar um sistema genérico de gestão e tentar adaptar para a realidade médica. A gente lida com particularidades que nenhum outro negócio tem: prontuários eletrônicos com exigências legais específicas, agendamento que precisa ser flexível para emergências, controle de materiais médicos com validade e lote, e por aí vai.
Um exemplo que conheço bem é o ClínicaWork, que foi desenvolvido por médicos para médicos. Isso faz toda diferença porque quem criou entende que quando um paciente falta, não é só um horário vago – é um problema de saúde que pode estar acontecendo.
Seu ERP precisa conversar com:
Se tiver que ficar exportando planilhas e importando em outros sistemas, já pode considerar que perdeu metade do seu tempo útil. O ideal é que tudo funcione de forma integrada, sem precisar de três sistemas diferentes para fechar o mês.
Muitos sistemas prometem integração com tudo, mas na prática exigem um desenvolvedor particular para fazer funcionar. Pergunte sempre:
Nada pior do que precisar de ajuda e cair num atendimento automatizado que não resolve nada. Teste o suporte antes de comprar:
- Mande um e-mail com uma dúvida técnica complexa e veja quanto tempo demora para responderem- Pergunte se tem plantão para emergências (porque quando o sistema cai na hora mais movimentada, você não pode esperar até segunda-feira)- Verifique se o suporte é feito por pessoas que entendem de medicina, não apenas de tecnologia
Um detalhe que poucos olham: veja onde fica o servidor do sistema. Se for tudo na nuvem de outro país, pode ter problema com LGPD e ainda sofrer com lentidão.
Aqui tem um equilíbrio delicado. Você quer um sistema que se adapte ao seu fluxo de trabalho, não que obrigue você a mudar tudo para caber no sistema. Mas cuidado com sistemas ultra-customizáveis que viram um Frankenstein impossível de manter.
O ideal é que o sistema tenha:
Não compre sem testar com seus casos reais. Peça para:
Se em qualquer desses passos você pensar "não é assim que a gente trabalha", é sinal vermelho.
Com a LGPD, você é responsável pelos dados dos seus pacientes. O sistema precisa ter:
- Criptografia de ponta a ponta- Backup automático e comprovado- Controle de acesso detalhado (para que a secretária não veja o que não deve)- Registro de auditoria (quem acessou o que e quando)
Peça o relatório de compliance do sistema. Se não tiver, corra.
Cuidado com sistemas baratos que cobram por cada "extra":
Um sistema como o ClínicaWork costuma ter preço transparente, mas sempre confirme o que está incluso.
Pense não só no valor do sistema, mas no que ele vai economizar:
- Tempo de secretária digitando mesma coisa em vários lugares- Redução de erros em cobrança- Recuperação de receita com lembretes de consulta- Otimização de agenda
Um sistema bom se paga rápido com esses ganhos.
Hoje em dia você precisa acessar de qualquer lugar:
- No consultório pelo computador- Em casa pelo tablet- Na rua pelo celular
Mas atenção: a versão mobile não pode ser uma cópia ruim da versão desktop. Tem que ser adaptada para uso em telas pequenas, com as funções principais acessíveis.
Por fim, converse com outros médicos que usam o sistema há pelo menos 2 anos. A primeira impressão pode ser ótima, mas o que importa é como o sistema se comporta no dia a dia, depois da empolgação inicial.
Pergunte:
Em resumo: não escolha pelo preço ou pela interface bonita. Pense no sistema como um parceiro de trabalho que vai te ajudar ou atrapalhar todos os dias pelos próximos anos. Vale a pena investir tempo na escolha.