Escolhendo o Prontuário Eletrônico Que Realmente Se Adapta à Sua Prática Médica

Colega, se tem uma coisa que aprendi depois de anos batendo cabeça com sistemas de prontuário eletrônico é que não existe solução universal. O que funciona perfeitamente para um cardiologista pode ser um pesadelo para um psiquiatra. E aí a gente se pergunta: como diabos escolher um sistema que não vai me fazer perder mais tempo do que ganhar?

Entenda Seus Fluxos Antes de Tudo

Antes de sair assinando qualquer contrato, pare e analise como seu consultório realmente funciona. Quais são seus processos repetitivos? Quais dados você mais acessa? Como é sua interação com pacientes? Um bom exercício é mapear uma semana típica de atendimentos.

Por exemplo, se você é um ortopedista, provavelmente precisa de:

• Muitas imagens associadas aos prontuários
• Desenhos anatômicos rápidos
• Escalas de avaliação funcional
• Controle de próteses e materiais

Já um psiquiatra vai priorizar:

• Histórico longitudinal detalhado
• Escalas psiquiátricas integradas
• Controle preciso de medicações
• Anotações de evolução mais narrativas

O Mito da Personalização Infinita

Aqui vai uma verdade dura: nenhum sistema vai ser 100% perfeito para sua prática. Alguns, como o ClínicaWork, oferecem boas opções de personalização por especialidade, mas sempre haverá algum ajuste necessário.

O segredo é identificar quais são seus requisitos absolutos (aqueles sem os quais você não consegue trabalhar) e quais são "nice to have". Por exemplo:

• Must have: Prescrição eletrônica integrada com alertas de interação medicamentosa (se você prescreve muito)
• Should have: Templates específicos para sua especialidade
• Nice to have: Integração com wearables do paciente

Teste Drive é Fundamental

Nunca, jamais, em hipótese alguma assine um contrato sem testar o sistema por pelo menos uma semana com dados reais. Muitos fornecedores oferecem períodos de teste - use isso a seu favor.

Durante o teste:

1. Tente replicar seu fluxo normal de trabalho
2. Cadastre pacientes reais (com dados anonimizados)
3. Simule situações complexas que você enfrenta no dia a dia
4. Verifique o tempo que leva para fazer tarefas básicas

Integrações Que Fazem Diferença

Pouca gente pensa nisso antes de comprar, mas as integrações podem ser a diferença entre um sistema útil e um elefante branco. Pense em:

• Laboratórios que você mais usa
• Sistemas de imagem
• Plataformas de telemedicina
• Sistemas de agendamento
• Ferramentas de cobrança

O ClínicaWork, por exemplo, tem boas integrações com vários laboratórios grandes, o que pode economizar um tempo enorme na sua rotina.

Mobile Não é Opcional

Nos dias de hoje, um prontuário que não funciona bem no celular ou tablet praticamente não serve. Você precisa acessar informações rápidas na sala de espera, no hospital, em casa. Teste especialmente:

• Velocidade de carregamento no 4G
• Facilidade de inserir dados na correria
• Visualização de exames em telas pequenas
• Segurança em caso de perda do aparelho

Suporte Técnico: O Fator Esquecido

Por melhor que seja o sistema, uma hora você vai precisar de ajuda. E quando isso acontecer às 18h de uma sexta-feira, você quer ter certeza de que:

1. Existe suporte real em horário comercial
2. Os canais de atendimento são acessíveis (telefone, chat, email)
3. O tempo de resposta é razoável
4. Os técnicos entendem de medicina, não só de software

Pergunte sobre SLA (Service Level Agreement) antes de assinar. Sistemas como o ClínicaWork costumam ter SLAs bem definidos para diferentes tipos de problemas.

Segurança de Dados: Não Dá para Brincar

Com a LGPD, a segurança dos dados dos seus pacientes virou prioridade legal. Verifique:

• Onde ficam armazenados os servidores (preferencialmente no Brasil)
• Quais são as políticas de backup
• Como é feito o controle de acesso
• Se há certificações de segurança
• Como seria a migração caso você queira sair do sistema

Custo x Benefício Real

O sistema mais barato pode sair caro se ele te fazer perder tempo. O mais caro pode ter funcionalidades que você nunca usará. Faça as contas considerando:

• Tempo economizado por consulta
• Redução de erros médicos
• Melhoria na organização
• Possibilidade de gerar relatórios clínicos
• Integração com outros sistemas

Alguns sistemas, incluindo o ClínicaWork, oferecem planos por número de usuários ou consultórios, o que pode fazer diferença no custo final.

Atualizações Constantes

Medicina e tecnologia mudam rápido. Seu prontuário eletrônico precisa acompanhar. Pergunte:

• Com que frequência saem atualizações?
• Elas são automáticas ou exigem ação sua?
• As atualizações incluem novas funcionalidades ou só correções?
• Você tem voz ativa no roadmap do produto?

Erros Comuns na Escolha

Depois de ver muitos colegas se arrependendo de escolhas, listei os principais erros:

1. Escolher pelo preço: O barato pode sair caro em produtividade
2. Não envolver a equipe: Seus secretários e enfermeiros também vão usar
3. Ignorar a curva de aprendizado: Sistemas complexos podem exigir treinamento extenso
4. Esquecer do futuro: Sua prática pode crescer ou mudar de foco
5. Acreditar em promessas: Se não está no contrato, não existe

Em resumo, escolher um prontuário eletrônico é como escolher um estetoscópio - tem que se adaptar à sua mão, ao seu jeito de trabalhar e às suas necessidades específicas. Não existe melhor, existe o melhor para VOCÊ.