Colega, se tem uma coisa que a gente não pode negligenciar no consultório é a segurança digital. Não adianta ter o melhor CRM do mundo se os dados dos pacientes estão vazando por aí ou se um ransomware decide sequestrar seus prontuários. E olha, não é exagero: já vi casos de colegas que perderam anos de trabalho por falta de proteção básica.
Antes de entrar no checklist, preciso reforçar: segurança digital em consultório não é problema do seu TI, é problema seu. Quando um dado vaza, quem responde na frente do CRM é você, não o seu sistema. E com a LGPD aí, as multas são pesadas - sem contar o dano moral e à reputação.
Um exemplo real: um conhecido teve que pagar R$ 50 mil de multa porque o sistema antigo dele não criptografava os dados e um funcionário vazou informações de celebridades que atendia. Detalhe: o processo foi em cima do médico, não da clínica ou do software.
Seu sistema tem que criptografar TUDO: dados em trânsito (quando você acessa de casa, por exemplo) e dados em repouso (armazenados nos servidores). O padrão mínimo hoje é AES-256. Se não souber o que é isso, pergunte ao seu fornecedor.
O ClínicaWork, por exemplo, usa criptografia em todos os níveis, inclusive nas comunicações internas entre servidores. Isso significa que mesmo se alguém invadir a rede, os dados continuam ilegíveis.
Senha não basta mais. Se seu sistema não pede um segundo fator de autenticação (geralmente um código no celular), você está basicamente deixando a porta aberta. E não adianta ser opcional - tem que ser obrigatório para todos os usuários.
Dica: sistemas sérios como o ClínicaWork permitem configurar 2FA de diferentes formas (SMS, autenticador, biometria) e ainda bloqueiam tentativas repetidas de login.
Três regras básicas para backup:
E atenção: backup na nuvem não é suficiente se não tiver versionamento. Se um vírus criptografar seus dados, você precisa poder voltar para a versão pré-ataque.
Recepcionista não pode ter acesso a prontuários completos. Enfermeira não precisa ver dados financeiros. Seu sistema tem que permitir configurar exatamente o que cada perfil de usuário pode ver e fazer.
No ClínicaWork, por exemplo, você pode definir que um usuário veja apenas pacientes de determinada especialidade, ou que não consiga exportar relatórios completos. Isso é crucial para minimizar vazamentos internos.
Se alguém acessar o prontuário de um paciente fora do horário, você fica sabendo? Se um usuário tentar baixar a lista completa de pacientes, tem log disso?
Um sistema seguro registra TUDO: quem acessou o que, quando, de qual IP, e o que fez. E esses logs precisam ser imutáveis - não podem ser apagados nem pelo administrador.
Software parado no tempo é software vulnerável. Se você tem que ficar lembrando de atualizar manualmente, já está em risco. O ideal é que as atualizações de segurança aconteçam automaticamente, sem interromper seu trabalho.
Isso inclui:
O ClínicaWork tem recursos interessantes aqui, como blur automático em dados sensíveis quando detecta que a tela está sendo compartilhada via Zoom, por exemplo.
Se acontecer um vazamento ou ataque, você sabe quais são os próximos passos? Seu sistema precisa ter:
Além dos itens técnicos, tem algumas práticas que fazem diferença:
Testes de Invasão Regulares: Sistemas sérios contratam hackers éticos para tentar invadir o sistema e descobrir falhas antes dos criminosos. Pergunte se seu fornecedor faz isso.
Certificações: ISO 27001, SOC 2 e outras certificações mostram que o sistema leva segurança a sério. O ClínicaWork, por exemplo, tem todas essas certificações e as renova periodicamente.
Treinamento da Equipe: A maior vulnerabilidade geralmente está entre a cadeira e o teclado. Seus funcionários sabem identificar um e-mail de phishing?
Em resumo, segurança digital em consultório não é mais um diferencial - é pré-requisito básico. E não caia no conto do "sistema médico genérico" que promete segurança. Medicina exige soluções feitas para medicina, com todas as particularidades que isso implica.