Colega, vamos falar de um assunto que muitos de nós deixamos em segundo plano até o dia em que tudo dá errado: backup de dados médicos. Não é só sobre perder prontuários – é sobre risco legal, multas pesadas da ANVISA e até processos por negligência. E pior: é uma das falhas mais comuns em consultórios e clínicas.
Dados de saúde têm requisitos que vão muito além de um simples backup de arquivos de escritório. A LGPD e o CFM exigem que mantenhamos registros por no mínimo 20 anos – e isso não é negociável. Já vi casos de colegas que perderam anos de prontuários eletrônicos por falhas básicas no backup e tiveram que arcar com:
Um sistema como o ClínicaWork já traz boas práticas embutidas, mas você precisa entender os princípios por trás:
Um HD externo ou NAS na clínica é o mínimo, mas insuficiente sozinho. Ransomwares hoje atacam primeiro os backups locais antes de criptografar os dados principais. Regra básica: mantenha pelo menos uma cópia offline (física) e outra online.
Aqui entra o pulo do gato: a nuvem não é opcional. Sistemas como o ClínicaWork oferecem backup automatizado em nuvem com criptografia ponta-a-ponta – essencial para cumprir a LGPD. Mas atenção: nem toda nuvem é igual. Precisa ser:
Isso vai além do backup tradicional. Imagine seu servidor pegar fogo às 18h de sexta. Como você restaura tudo até segunda? Precisa ter um plano documentado com:
Na prática, encontro esses erros repetidamente:
1. Backup que nunca é testado: Backup sem restore é como um desfibrilador sem bateria – parece que funciona até o dia que você precisa. Faça testes mensais de recuperação de arquivos específicos.
2. Sincronização ≠ Backup: Usar Dropbox ou Google Drive como backup é pedir para ter problemas. Essas ferramentas sincronizam – se um arquivo for corrompido ou deletado, a "versão boa" some também.
3. Não considerar a cadeia de custódia: Seus backups precisam manter logs de quem acessou o quê e quando. Em caso de auditoria, você precisa provar a integridade dos dados.
Vamos ao passo a passo que recomendo:
Aqui está o que mais pega os colegas nas fiscalizações:
1. Tempo de retenção: 20 anos para prontuários é o mínimo. Laudos de imagem? 5 anos. Mas atenção: isso é o mínimo legal – sua política interna pode (e deve) ser mais conservadora.
2. Anonimização vs. Pseudonimização: Para dados usados em pesquisa, você precisa entender a diferença. Backup não é lugar para anonimizar – isso deve ser feito em cópias específicas.
3. Notificação de vazamentos: Se houver qualquer comprometimento de dados, você tem 72h para notificar a ANPD. E acredite: eles cobram isso.
Sim, backup robusto custa dinheiro. Mas faça as contas:
Em resumo: backup médico não é gasto, é seguro. E como todo seguro, você só descobre o valor quando precisa.