Colegas, vamos conversar sobre um assunto que muitos de nós negligencia até o dia em que tudo dá errado: backup de dados médicos. Não é só uma questão de tecnologia – é uma questão de continuidade do seu trabalho, segurança jurídica e, principalmente, da relação de confiança com seus pacientes.
Quando falamos de prontuários eletrônicos, laudos, imagens e receitas, estamos lidando com informações sensíveis que têm requisitos específicos. Um simples HD externo com cópia manual não resolve. A LGPD e o CFM estabelecem regras claras sobre proteção, acesso e tempo de armazenamento desses dados.
Já vi casos de colegas que perderam anos de registros por conta de ransomware, falhas de hardware ou até mesmo desastres naturais. O prejuízo vai muito além do financeiro – reconstruir históricos clínicos é praticamente impossível em muitos casos.
Essa é sua primeira linha de defesa. Sistemas como o ClínicaWork fazem isso automaticamente, mantendo cópias atualizadas em tempo real em um servidor local separado do principal. O ideal é que haja pelo menos:
O segundo nível precisa estar fisicamente fora da sua clínica. Pode ser em nuvem (com todos os cuidados de criptografia e conformidade) ou em um servidor remoto. O importante aqui:
Por mais tecnológicos que sejamos, ter uma cópia física periódica em mídias como discos rígidos ou fitas LTO (para grandes volumes) é uma camada extra de segurança contra ataques cibernéticos. Recomendo:
De nada adianta ter três camadas de backup se você nunca testou se consegue recuperar os dados de verdade. Sugiro fazer um "treino de incêndio" a cada trimestre:
Muitos sistemas, incluindo o ClínicaWork, têm ferramentas específicas para facilitar esses testes. Não pule essa etapa – é melhor descobrir os problemas num exercício controlado do que no meio de uma emergência real.
Backup seguro não é só sobre ter cópias, mas sobre quem pode acessá-las. Algumas boas práticas:
Use criptografia AES-256 no mínimo para qualquer backup, especialmente os externos. Isso protege seus dados mesmo se a mídia física for roubada.
Controle rigoroso de acesso é fundamental. Na clínica onde trabalho, apenas eu e meu sócio temos as chaves mestras dos backups. Funcionários têm acesso apenas aos dados operacionais do dia a dia.
Médicos são alvos preferenciais de ataques ransomware. Se seus backups estiverem conectados à rede principal no momento do ataque, podem ser criptografados também. Por isso:
Aqui a coisa fica complicada porque misturamos requisitos legais com necessidades clínicas:
Prontuários adultos: 20 anos (mínimo legal)
Prontuários pediátricos: até o paciente completar 23 anos
Laudos e imagens: depende da especialidade (ex: mamografias têm prazos diferentes de raios-x comuns)
O sistema ClínicaWork, por exemplo, gerencia automaticamente esses prazos, arquivando dados antigos de forma segura e liberando espaço nos backups ativos.
Na minha experiência, a resposta ideal é "os dois". Nuvem oferece facilidade de acesso e redundância geográfica, enquanto servidores locais dão mais controle e velocidade de recuperação.
Se optar por nuvem, verifique:
Backup manual é backup esquecido. A verdade é que, com a correria do dia a dia, ninguém vai lembrar de conectar aquele HD externo toda sexta-feira. Sistemas automatizados removem o fator humano da equação.
Em resumo: não espere perder dados para se preocupar com backup. Implemente pelo menos as três camadas básicas, teste regularmente e durma mais tranquilo sabendo que seu trabalho e seus pacientes estão protegidos.