Vamos começar com uma verdade inconveniente: a maioria dos médicos trata auditoria como um bicho-papão. Aquele frio na barriga quando chega a notificação, a correria para arrumar documentos, a sensação de que algo vai dar errado. Mas se a gente parar pra pensar, auditoria é só um processo de verificação. E como todo processo, pode ser dominado.
O problema é que a gente aprende medicina, não burocracia. Ninguém na faculdade ensina como estruturar um prontuário à prova de fiscalização. Aí quando a cobrança vem, o desespero bate. Mas calma, colega. Vamos descomplicar isso.
Depois de anos acompanhando processos de auditoria, posso te dizer que os fiscais não estão lá pra pegar você. Eles seguem checklists objetivos. E adivinha? Esses checklists não são segredo de estado. São basicamente:
O pulo do gato é que 90% dos problemas aparecem por falhas básicas de documentação. Um exame solicitado sem justificativa clínica no prontuário. Uma medicação prescrita sem registro de alergias. Um procedimento sem termo de consentimento. Coisas que a gente até fez, mas não documentou direito.
Se eu fosse resumir os maiores erros que levam a autuações:
Aqui é onde sistemas como o ClínicaWork fazem diferença. Não é magica, mas automatiza o que é mecânico. Por exemplo:
Cadastro de paciente obrigando preenchimento de campos essenciais antes de finalizar. Alertas quando uma prescrição não tem posologia completa. Bloqueio de consulta sem registro de queixa principal. São pequenas forçações de barra que evitam esquecimentos.
Mas atenção: sistema nenhum substitui o juízo clínico. Ele só garante que o básico esteja registrado. A qualidade do conteúdo ainda depende de você.
Se você recebeu a notificação, não entre em pânico. Siga isso aqui:
Puxe uma lista de todos os pacientes que serão auditados. No ClínicaWork, dá pra filtrar por período e gerar um relatório. Verifique se todos os documentos obrigatórios estão anexados digitalmente.
Cheque especialmente os prontuários de procedimentos e cirurgias. São os mais problemáticos. Confira se tem: descrição detalhada, consentimento, relatório anestésico quando aplicável, e evolução pós-operatória.
Teste o acesso aos prontuários eletrônicos. Verifique se todas as estações de trabalho estão com login funcionando. Nada pior do que travar na hora H porque esqueceu a senha.
Chegue cedo. Tenha café bom. E lembre-se: auditor não é inimigo. Seja proativo em explicar seus processos. Mostre como seu sistema organiza as informações. No ClínicaWork, por exemplo, você pode demonstrar os recursos de auditoria interna, que mostram todas as alterações feitas nos registros.
Se encontrar uma falha durante a vistoria, não tente esconder. Reconheça e mostre como vai corrigir. Transparência conta pontos.
A verdadeira preparação começa muito antes da notificação. Algumas práticas que adoto:
Toda sexta-feira tiro 30 minutos para revisar prontuários da semana. Uso o módulo de auditoria do ClínicaWork para puxar relatórios de completude. Qualquer lacuna, corrigo na hora.
Uma vez por mês faço uma simulação interna. Escolho 5% dos prontuários aleatoriamente e verifico como se fosse uma auditoria real. Envolvo a equipe toda nisso - até a recepcionista precisa entender a importância.
Anualmente atualizo meus templates de documentação. Leis mudam, exigências também. O que era aceitável há 2 anos pode não ser mais.
Mesmo com tudo perfeito, pode rolar uma autuação. Nesse caso:
Muitas vezes, o problema é só falta de comunicação. Já vi autuações por "falta de assinatura" que na verdade estavam no sistema, mas o auditor não soube onde procurar.
Ferramentas como o ClínicaWork armazenam metadados que podem ser cruciais em recursos. Data/hora exata de cada alteração, IP de acesso, versões anteriores de documentos. Isso pode ser a diferença entre uma multa e a absolvição.
Em resumo: auditoria não precisa ser trauma. É só mais um processo que a gente domina - igual aprendemos a fazer anamnese ou ler um exame. Bora perder o medo e pegar no tranco.
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